Требования stp

Требования STP (Straight-through processing) служат для сквозной автоматизированной обработки платежей на всех этапах прохождения в иностранных банках. Основными требованиями STP банков является:

поле 23Е не должно использоваться;

поля 52а , 56а и 57а должны заполняться с указанием SWIFT-кода;

в поле 59а номер счета бенефициара для европейских стран необходимо оформлять только в формате IBAN, который должен быть актуальным;

В некоторых странах допустимо использование номеров BBAN.

в поле 71А должно указываться кодовое слово » SHA » или BEN ;

поле 72 не должно использоваться.

Комиссия банков за исполнение платежей, отвечающих требованиям STP, ниже, чем за обработку в ручном режиме. Комиссии банков за исполнение платежей взимаются как банками-корреспондентами, так и другими банками, участвующими в проведении платежа, независимо от значения поля 71А , и могут выставляться к оплате приказодателю или удерживаться из суммы платежа.

Оглавление:

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает структуру и правила оформления проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений, форму и порядок заполнения титульных листов, ведомости, общих данных, основных надписей на чертежах, а также правила оформления текстовых документов, выпускаемых как в составе проекта, так и самостоятельных.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам

ГОСТ 2.106-96 ЕСКД. Текстовые документы

ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.114-95 ЕСКД Технические условия. Правила построения, изложения и оформления

ГОСТ 2.601-95 ЕСКД Эксплуатационные документы

ГОСТ 2.602-95 ЕСКД Ремонтные документы

ГОСТ 3.1105-84 ЕСТД Формы и правила оформления документов общего назначения

ГОСТ В 15.110-81 СРПП ВТ Документация отчетная научно-техническая на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы

ГОСТ 21.101-97 СПДС Основные требования к проектной и рабочей документации

ГОСТ 21.110-95 СПДП Правила выполнения спецификации оборудования, изделий и материалов

ГОСТ 21.501-93 СПДС Правила выполнения архитектурно-строительных рабочих чертежей

ГОСТ 21.508-95 СПДС Правила выполнения рабочей документации генеральных планов предприятий, сооружений и жилищно-гражданских объектов

ГОСТ 21.513-83 СПДС. Антикоррозионная защита конструкций зданий и сооружений. Рабочие чертежи

ГОСТ 28388-99 Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования

СНиП 10-01-94 Система нормативных документов в строительстве. Основные положения

СНиП 11-01-95 Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений.

СН 460-74 Временная инструкция о составе и оформлении строительных рабочих чертежей зданий и сооружений. Раздел 5. Конструкции металлические. Чертежи КМ

СТО СМК 09-2005 Система менеджмента качества. Порядок заключения договоров и оформления договорной документации

СТО 02494680-0035-2004 Система проектной документации для строительства. Конструкции металлические. Состав и оформление рабочих чертежей марки КМ

СТО СМК 14-2006 Система менеджмента качества. Порядок выполнения расчетов металлических конструкций

СТП 15-03 Система менеджмента качества. Порядок обозначения (шифровки) рабочей и проектной документации

3 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

3.1.1 Институтом осуществляется разработка следующих видов документации:

3.1.2 Вся документация разрабатывается в соответствии с утвержденным заданием на проектирование объекта на основании договора с заказчиком. Порядок оформления договоров установлен СТО СМК 09-2005.

3.2.1 Для обеспечения высокого качества при проектировании следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 , для чего:

1 В задании на проектирование должны быть предусмотрены, определены и документально оформлены «входные проектные требования», устанавливаемые с учетом специфики и вида строительства;

2 На соответствующих стадиях проектирования необходимо проводить анализ и проверку результатов проектирования, включая проверку основных проектных решений, выполнение альтернативных проектов и расчетов, сопоставление с аналогичными проектами;

Результаты проверки и анализа должны быть соответственно оформлены заключением или протоколом.

3 В пояснительной записке («Общих данных») к проекту должны быть отражены «выходные проектные данные», которые должны отвечать «входным проектным данным», содержать показатели и характеристики являющиеся критическими для безопасной и надлежащей эксплуатации.

4 ПРОЕКТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

4.1 Порядок разработки, состав и содержание проектной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений установлены СНиП 11-01-95 .

В зависимости от вида строительства и функционального назначения объекта, для объектов повторного применения в соответствии с п. 2.6 СНиП 11-01-95 проектная документация может разрабатываться в сокращенном объеме и составе, так называемый «рабочий проект», в составе которого разрабатывается рабочая документация.

4.2 Состав документации, включаемой в «рабочий проект» определяется видом объекта, договором и заданием на проектирование и состоит, в основном, из разделов:

Общая пояснительная записка;

План площадки строительства и размещения здания и сооружения;

Привязка к площадке строительства документации повторного применения, типовых проектных решений;

Планы, разрезы зданий и сооружений со схематическим изображением несущих конструкций;

Сметная документация (локальные сметы);

Рабочие чертежи по маркам основных комплектов (КМ, АС, КЖ, AЗ и т.д.).

При необходимости в состав рабочего проекта включается другая документация (например, «перечень размещаемого оборудования», «противопожарные устройства» и т.п.).

4.4 Состав и содержание разделов рабочего проекта на строительство предприятий зданий и сооружений должны соответствовать требованиям раздела 4 СНиП 11-01-95 .

4.5 Рабочие чертежи по маркам основных комплектов выполняются в соответствии с требованиями:

Конструкции металлические (КМ) — СН 460-74 раздел 5,

Генеральный план (ГП) — ГОСТ 21.508

Антикоррозионная защита конструкций

зданий, сооружений (AЗ) — ГОСТ 21.513

4.6 Рабочие чертежи на конструкции металлические деталировочные КМД разрабатываются в дополнение к основному комплекту КМ, если это оговорено договором, либо по отдельному договору. При разработке и оформлении чертежей КМД должны быть учтены требования заводов-изготовителей металлоконструкций.

4.7 При выполнении чертежей рабочего проекта следует руководствоваться требованиями стандартов СПДС и ЕСКД.

Рабочему проекту присваивается шифр согласно базовому обозначению объекта по СТП 15-03, разделам проекта дополнительно через дефис присваивается буквенное обозначение документа или марки комплекта.

Для всех чертежей рабочего проекта обозначение стадии проектирования принимается как «рабочая документация» и обозначается буквой «Р».

4.8 Правила оформления и комплектования документации рабочего проекта в соответствии с п. 4.1 и раздела 9 ГОСТ 21.101 .

4.9 Состав документации, передаваемой заказчику, уточняется в договоре на проектирование.

В случаях, когда в договоре не оговорены специальные требования о составе выдаваемой заказчику документации, в ее состав не включаются расчеты строительных конструкций, оборудования, потребности в материалах.

В состав рабочей документации не входят чертежи типовых конструкций, изделий и узлов, на которые имеются ссылки в чертежах.

Указанная документация хранится в архиве института в составе проекта и может передаваться заказчику по отдельному договору.

5 РАБОЧАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

5.1 Для рабочих чертежей металлических конструкций зданий и сооружений устанавливается следующая структура проекта:

— ведомость проекта (содержание);

— общие данные (пояснительная записка);

— дополнительные сведения (разрешения на внесение изменений, результаты проведения авторского надзора и др.).

5.2 Разработанные в дополнение к рабочим чертежам основного комплекта «Прилагаемые документы» в соответствии с ГОСТ 21.101 включаются в состав комплекта и передаются заказчику одновременно с основным комплектом.

5.3 Все текстовые документы, входящие в состав проекта и выполняемые на одном формате, целесообразно брошюровать, начиная с титульного листа проекта.

5.4.1 Титульный лист является первым листом проекта и оформляется в соответствии с требованиями раздела 9 ГОСТ 21.101 . Для проектов, оформленных в виде выпусков, альбомов и т.п., титульный лист помещается на первом выпуске, при этом указывается номер выпуска и общее количество выпусков.

5.4.2 Титульный лист оформляется по форме-шаблону программного обеспечения выпуска проектной документации и имеет подписи разработчиков проекта в следующей последовательности:

директор (заместитель) института;

начальник отдела (главный конструктор);

главный инженер проекта.

5.4.3 Пример оформления титульного листа проекта приведен в приложении А .

5.5.1 Состав и правила выполнения рабочих чертежей должны соответствовать требованиям раздела 4.2 ГОСТ 21.101 .

Учет, хранение документации, внесение изменений производят в порядке, установленном комплексом стандартов системы менеджмента качества института.

5.5.2 Каждый лист чертежей комплекта КМ должен иметь основную надпись и дополнительные графы к ней по форме 3 ГОСТ 21.101 со следующими дополнениями:

в графе 1 — обозначение документов производится в соответствии с СТП 15-03 (присваивается техническим архивом);

в графе 6 — принимается стадия «Рабочая документация» — «Р»;

в графе 9 — наименование института производится по установленной форме, включая изображение эмблемы организации (STAKO );

в графах 10 — 13 — подписи лиц, разработавших проект; подписи главного инженера проекта и нормоконтролера на всех листах рабочих чертежей являются обязательными; допускается повторение подписи в графе «Проверил», «Утвердил», «Нормоконтролер» по распоряжению начальника отдела.

5.5.3 Размещение сведений о согласовании производится на поле для подшивки листа (форма 3 ГОСТ 21.101 ) или при большом количестве подписей выносится отдельно и размещается над основной надписью.

5.5.4 Пример заполнения основной надписи и дополнительных граф приведен в приложении Б .

5.6.1 Ведомость проекта включает перечень всех документов, входящих в проект, в последовательности, установленной п. 5.1 настоящего стандарта.

5.6.2 Ведомость проекта выполняется по форме, приведенной на рисунке 1 .

Рисунок 1 — Форма ведомости проекта

5.6.3 Ведомости присваивают обозначение, состоящее из обозначения проекта и индекса «СП». Например: 3-ф8201-КМ.СП.

5.6.4 Ведомость заполняется снизу вверх. Для документов, не входящих в состав проектно-сметной документации (например, расчеты), в графе «Примечание» указывается, что данный документ заказчику не выдается.

5.6.5 В ведомость обязательно включаются сведения о расчетах к данному проекту. Если расчеты сброшюрованы в несколько альбомов, то в графе «Обозначение» указывается количество альбомов; перечень и содержание альбомов не приводится.

Если расчеты не производились, то в ведомость проекта включается докладная записка начальника отдела.

5.6.6 Нумерацию листов документации принимают сквозной в пределах всего проекта. Для сброшюрованных отдельно документов (расчеты, ведомости и т.п.) сквозной порядковый номер листов не указывается. Для этих документов в ведомости проекта указывается наименование, обозначение и количество сброшюрованных альбомов (книг).

5.6.7 Если в составе общих данных приведена ведомость рабочих чертежей по форме 1 ГОСТ 21.101 , то в ведомости проекта делается запись «Рабочие чертежи» и приводится нумерация листов «от и до».

Если перечень чертежей приводится в ведомости проекта, допускается в общих данных ведомость чертежей основного комплекта не составлять.

5.6.8 Пример заполнения ведомости проекта приведен в приложении В .

5.7 Общие данные (пояснительная записка)

5.7.1 Состав и содержание общих данных по проекту должны соответствовать требованиям 4.2 «Общие данные по рабочим чертежам» ГОСТ 21.101 .

Выполнение общих данных, в том числе сведений о нагрузках, является обязательным и контролируется при сдаче проекта в архив.

5.7.2 В состав общих данных обязательно включается запись о соответствии проекта действующим нормам, правилам и стандартам, удостоверенная подписью главного инженера проекта. Запись выполняется или отдельным пунктом, или помещается в рамку в левом нижнем углу листа общих данных.

5.7.3 Общие данные могут быть представлены как первый лист рабочих чертежей, при этом текст печатается машинописным способом на листах формата А4, которые размещаются колонками.

5.7.4 Необходимые схемы, чертежи, таблицы допускается выполнять на любых форматах, установленных ГОСТ 2.301 .

5.7.6 Пример оформления и содержания общих данных к проекту приведены в приложении Г .

5.8.1 Состав, правила выполнения и хранения расчетов, оформление титульного листа, порядок брошюровки в альбомы определены СТО СМК 14-2006.

5.8.2 Сведения о расчетах металлоконструкций могут включаться в пояснительную записку, если они имеют небольшой объем или производился типовой расчет.

6 ТЕКСТОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ

6.1 Текстовые документы могут быть разработаны в составе проекта или как отдельные самостоятельные документы.

К текстовым документам относят: нормативные документы (ГОСТ, СНиП, СП, ТУ и др.), текстовые документы в составе проекта (пояснительная записка, ведомости, спецификации, расчеты, программы и методики испытаний), прочие документы (инструкции, заключения и рекомендации, эксплуатационная документация и др.).

Читайте так же:  Как расторгнуть договр

6.2 Требования к содержанию, изложению, построению текстовых документов должны соответствовать ГОСТ 2.105 , ГОСТ 2.106 , ГОСТ 21.101 , выполняемых на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ — ГОСТ 2.004 и на магнитных носителях данных — ГОСТ 28388 .

6.3 Требования специфические для некоторых видов текстовых документов, разрабатываемых в качестве самостоятельных, устанавливаются дополнительно стандартами:

нормативных документов в строительстве — СНиП 10-01-94;

нормативные документов для ВС РФ — ГОСТ В 15.110-81;

спецификаций оборудования, изделий и материалов — ГОСТ 21.110;

технологических документов общего назначения — ГОСТ 3.1105.

6.4 Учет и регистрация текстовых документов, разрабатываемых в качестве самостоятельных, производится отделом-разработчиком путем присвоения номера, содержащего:

— буквенное обозначение документа в соответствии с разделом I ГОСТ 2.106;

— шифр отдела-разработчика документа;

— порядковый номер регистрации по книге учета в отделе;

Примечание — Обозначение технических условий производится в соответствии с п. 3.7 ГОСТ 2.114.

6.6 Примеры оформления титульного листа текстовых документов приведены в приложениях Д и Е .

Приложение А (справочное)

Пример оформления титульного листа проекта КМ

Разработка стандартов предприятия

Стандарты предприятия — это определенный набор требований к продукции, процессу и т. д., разработанные на данном предприятии и действующие только в его пределах. На продукцию разового производства и товары ограниченного пользования стандарты предприятия не распространяются. При этом данные стандарты не входят в противоречие с государственными, а также с техническими регламентами, требованиями ГОСТа, международными стандартами и т. д.

Прием и отмену каких-либо стандартов проводит само предприятие и оно же несет ответственность за качество выпускаемой продукции. Срока действия стандарты предприятия не имеют, однако по решению организации, которая его принимала, они могут быть приостановлены или ограничены.
Разработка стандартов предприятия включает в себя мнение как сотрудников самого предприятия, так и сотрудников других организаций в том случае, если выпускается продукции широкого потребления.

Стандарты предприятия касаются:

  • методик;
  • материалов (сырья);
  • инструментов;
  • услуг (но только оказываемых внутри предприятия);
  • деталей выпускаемой продукции;
  • процессов (управление, менеджмент, технические работы).

Разработка стандартов предприятия может касаться самых разных сторон работы. Поэтому они подразделяется на несколько категорий.

Виды стандартов предприятия

Стандарты предприятия подразделяются не несколько категорий. А именно:

  • технических условий (всевозможные требования к изготовление и использованию продукции);
  • параметров и размеров (определяют параметры выпускаемой продукции);
  • типов (регламентирует все типы продукции);
  • конструкций и размеров (конструктивные размеры какой-нибудь группы товаров);
  • марок (марки и химический состав сырья, из которого изготавливается продукция);
  • сортамента (геометрические размеры продукции);
  • технических требований (надежность и прочность товара);
  • правил маркировки, хранения и транспортировки;
  • правил приемки;
  • методик испытаний;
  • мер и средств проверки измерительных приборов (определяет их точность);
  • правил эксплуатации и ремонта;
  • типовых технологических процессов.

Наблюдение и контроль за тем, насколько выполняются стандарты предприятия ведет Госстандарт РФ.

Если для вашей организации требуется разработка стандартов предприятия, сертификат ГОСТ Р, разработка ТУ обращайтесь за помощью к специалистам сертификационного центра «ГорТест».

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию (ОРД): деловое письмо, докладную записку, объяснительную записку, заявление, инструкцию, положение, постановление, правило, представление, приказ, протокол, решение, акт, график отпусков, кадровую анкету, структуру и штатную численность, устав, указание.

Стандарт разработан на основе государственных стандартов на унифицированную систему документации (ГОСТ 6.30-97) и требованиями ГОСТ Р ИСО 9001

Стандарт обязателен для всех подразделений ЦНИИПСК им. Мельникова.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Сиcтемы менеджмента качества. Требования

3 РЕГИСТРАЦИЯ И СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

3.1 Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, обеспечение сохранности документов в целом по институту возлагается на канцелярию, в подразделениях — на руководителей подразделений.

3.2 В канцелярии вскрывают все конверты, бандероли и другие почтовые отправления, поступившие в адрес института, за исключением адресованных «лично» директору или общественным организациям и регистрируют присланные в них документы.

3.3 Если при вскрытии обнаружено повреждение или отсутствие документа или приложения к нему, канцелярия сообщает об этом ответственному за исполнение документа в подразделении, который делает запрос о высылке недостающих документов.

3.4 При отсутствии на документе адреса отправителя, а также в случае, если дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа, к нему должен быть приложен конверт. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

3.5 Входящую и исходящую документацию регистрируют в канцелярии в отдельных книгах (письма ведомств и организаций, а также телефаксы).

3.6 Регистрацию командировочных удостоверений производят в канцелярии в отдельном журнале после подписи руководства.

3.7 После регистрации документы раскладываются по папкам для передачи руководству на рассмотрение и резолюцию.

3.8 Документация, жалобы и письма передают исполнителям в подразделения.

Категорически запрещается направлять жалобы на рассмотрение должностному лицу, на действия которого подана жалоба.

Остальные документы раскладываются по ячейкам подразделений согласно резолюции руководства.

3.9 Руководители в подразделениях института должны ежедневно получать в канцелярии почту, направляемую в их адрес через ячейки канцелярии.

3.10 Руководители подразделений обязаны:

рассматривать все поступающие документы в день их получения;

принимать меры по сокращению служебной переписки.

Не допускается переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены оперативно, путем личных контактов или по телефону.

3.11 Руководитель подразделения дает конкретное поручение сотрудникам для исполнения документов. Учет документов ведется в книге регистрации отдела. Все документы с копией ответа хранятся в отделе в папках.

3.12 Срок исполнения документов начинается с момента его регистрации.

3.13 Сроки исполнения документов устанавливаются следующие:

— документы вышестоящих организаций — 10 дней или согласно указанному в них сроку;

— приказы и указания директора института — согласно указанному в них сроку;

— протоколы совещаний — согласно указанному в них сроку;

— письма (отзывы) учреждений, организаций и предприятий — от 10 дней до 1 месяца;

— отзывы на нормативную документацию (государственные и отраслевые стандарты, своды правил, технические условия и т.п.) — до 1 месяца;

— заявки на изобретение института должны быть поданы в Российское патентное ведомство в течение 2 месяцев со дня выявления технического решения;

— отзывы на авторефераты диссертаций — не позднее 10 дней до защиты;

— телефаксы — до 5 дней, срочные — в течение дня (приложение В);

— протоколы совещаний — согласно указанному в них сроку.

4 ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.1 Письма следует печатать на бланках института формата А4 и А5, командировочное удостоверение, телефаксы, документация при зачислении на работу (заявление, личный листок по учету кадров, автобиография, копия с диплома), заявление о предоставлении отпуска (очередного и без сохранения содержания), справка с места работы, пропуск на вынос материалов из института, заявление об увольнении и лист увольнения и др. выполняются на бланках установленного образца, изготовленные в соответствии с ГОСТ 6.30, остальные документы следует печатать на белой бумаге формата А4. Указанные бланки находятся по принадлежности в отделах: машинописном бюро, канцелярии, отделе кадров.

4.2 В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрами.

4.3 Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

4.4 Расположение и состав реквизитов (от 01 до 29) приведены на бланке института (приложение А ). Для остальных документов, выполненных на белой бумаге, расположение реквизитов аналогичное.

4.4.1 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа (реквизит 01) оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

4.4.2 Реквизит 02 «Регистрационный номер документа» состоит из индекса подразделений института и через тире порядкового регистрационного номера документа.

Индексы подразделений института приведены в приложении Б.

4.4.3 Реквизиты 03 и 04 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату, указанные в документе организацией, составившей или издавшей документ, на который дается ответ.

4.4.4 Реквизиты 05 «Гриф ограничения доступа к документу» (секретно, конфиденциально) проставляют на первом листе документа.

4.4.5 Документ адресуют (реквизит 06) организации, ее структурному подразделению или конкретному должностному или физическому лицу.

Наименования организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например,

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес корреспондента.

Адрес не проставляют на документах, направляемых в правительственные учреждения.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес.

Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не проставляют.

4.4.6 Гриф утверждения (реквизит 07) состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утвердившего документ, наименования организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Начальник Управления Главтехнормирования

Личная подпись В.А.Николаев

При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по следующей форме:

приказ директора института

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу.

4.4.7 В реквизите 08 «Резолюция» должны быть указаны: фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, поручение по нему, подпись руководителя и дата подписания резолюции.

Если указание дается нескольким должностным лицам, то ответственность за исполнение документа в целом является первое должностное лицо, указанное в резолюции. Ответственный исполнитель обязан своевременно знакомить всех соисполнителей с поручением руководства по подготовке соответствующих разделов документа.

Если объем реквизитов 05, 06 и 07 не позволяет разместить на этой площади реквизит 08, то его допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны документа кроме полей.

4.4.8 Реквизит 09 «отметка о контроле». Руководство проставляет букву «К» красным карандашом на документах, взятых на контроль.

4.4.9 Реквизит 10 «Заголовок к тексту», как правило, начинают с предлога «О» (о чем документ), например: «О внедрении СТП 10 -00».

4.4.10 Текст документов (реквизит 11) следует составлять кратко, четко, не допуская различных толкований.

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ЦНИИПСК им. Мельникова считает возможным»).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организации, её структурных подразделений (положение, инструкция) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

4.4.11 Если документ имеет приложение, то реквизит 12 «Отметка о наличии приложения» оформляют по форме: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1 . Замечания к проекту ГОСТ на 12 л. в 1 экз.

2 . Замечания к проекту ТУ на 10 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Читайте так же:  Ролевые требования и ролевые ожидания

Приложение: письмо Г осстроя России от 12.03.00 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 11 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

4.4.12 При оформлении документа на бланке в реквизите 13 «Подпись» наименование организации не указывают, например:

Директор Личная подпись В.В. Ларионов

В документах, оформленных не на бланке, наименование организации включают в состав наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор Личная подпись В.В. Ларионов

Главный бухгалтер Личная подпись Т.Ф. Мазаева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

ВНИИСтандарта ЦНИИПСК им. Мельникова

Личная подпись Е.О. Котов Личная подпись Г.П. Кандаков

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Петров

Члены комиссии Личная подпись А.С. Сергеев

Личная подпись Н.К. Смирнов

Ниже подписи в документе проставляется дата подписания.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

4.4.13 Гриф согласования документа (реквизит 14) следует располагать ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

кадров Госстроя России

Личная подпись А.А. Иванов

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

Письмо Госстроя России

от 30.10.00 № 41-805

ЦНИИПСК им. Мельникова

4.4.14 Исходящие документы визируют (реквизит 15) на копии, остающейся в организации.

Внутренние документы (приказы, положения и др.) визируют на первом экземпляре.

Визы размещают на лицевой стороне листа. В случае необходимости указывают наименование должности и расшифровку подписи лиц, визирующих документ.

4.4.15 При заверении документа или его копии печатью (реквизит 16) ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности, лица, подписавшего документ, например:

Зам. министра Личная подпись Н.Р. Петров

4.4.16 Копии документов заверяют (реквизит 17) проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписью, ее расшифровки и даты заверения, например:

Ст. инспектор Личная подпись В.И. Иванов

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче ее на руки подпись заверившего копию удостоверяют печатью.

4.4.17 Отметка об исполнителе (реквизит 18) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

4.4.18 «Отметка об исполнении документа» (реквизит 19) должна включать слова «Папка № 29» или краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует специальный документ, свидетельствующий об исполнении, например: «Вопрос решен по телефону с зам. начальника Технического управления Ивановым А.И. 10.11.00» с подписью исполнителя.

4.4.19 Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 20) проставляется в виде штампа, который содержит порядковый номер, дату поступления документа и подпись зав. канцелярией.

5 ОФОРМЛЕНИЕ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

5.1 Подразделения института должны проставить на исходящей документации индекс подразделения, месяц и год отправки.

Подразделения, производящие рассылку документов, должны провести проверку годности и срока их действия.

Рассылка устаревшей и недействующей документации не допускается.

5.2 Оформленные и подписанные руководством документы сдают на отправку в канцелярию.

5.3 Перед отправкой документов сотрудник канцелярии должен:

проверить наличие приложений, подписей, виз;

на каждом исходящем документе и копиях проставляют дату отправки и исходящий номер.

5.4 После отправки документации сотрудник канцелярии раскладывает копии документов в ячейки подразделений института.

5.5 Если документ передает адресату непосредственно, то на копии, остающейся в подразделении, получатель расписывается за полученный документ с указанием даты получения и должности.

5.6 Приказы по институту оформляет отдел кадров с регистрацией номера и даты, после чего в необходимых случаях их передают на размножение для подразделений института.

6 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

6.1 Контроль за сроками исполнения документов осуществляет заведующая канцелярией.

6.2 Контроль обеспечивается соблюдением:

— порядка прохождения документов;

— составления и оформления документов;

— организации учета и поиска документов.

6.3 Заведующая канцелярией обязана проверять ход поручений и в случае задержки информировать руководство.

6.4 Исполнители обязаны сообщать сведения о ходе исполнения документов в соответствии с запросами сотрудников канцелярии.

6.5 Руководители подразделений несут персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение порученных заданий.

7 ХРАНЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

7.1 ОРД формируют и хранят в подразделениях (в папках) по объектам проектирования или календарному исчислению.

7.2 Приказы, постановления, циркулярные письма, инструкции и другие документы вышестоящих организаций формируют и хранят по принадлежности в подразделениях.

7.3 Документы, исходящие от руководства, формируют и хранят в отделе кадров.

7.4 Протоколы заседаний НТС формирует и хранит ученый секретарь.

7.5 Письма, заявления и жалобы трудящихся формируют и хранят по принадлежности в профсоюзном комитете, отделе кадров или в подразделениях.

7.6 Наименования папкам присваивают по видам подшиваемых в них документов (приказы, протоколы и т.д.) или по содержанию вопросов.

7.7 При формировании документов в папки необходимо:

изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки;

группировать в папки документы одного года;

документы в папках располагать в хронологическом порядке по датам исполнения, документ — ответ помещать перед документом — запросом;

не подшивать в папке неисполненные документы и документы, на которых отсутствуют отметки об исполнении, необходимые подписи, визы, даты и номера;

приказы по личному составу формировать отдельно от приказов по основной деятельности.

7.8 Раскладка документов по папкам должна производиться в день их исполнения или не позднее следующего дня.

Необходимо следить, чтобы документы, помещались в папку со всеми приложениями.

7.9 Приказы, протоколы формируют по номерам, начиная с более ранних по датам (числам, месяцам) и кончая более поздними.

Обратный хронологический порядок расположения документов допускается при формировании дел временного срока хранения (на скоросшивателях).

7.10 Акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения утверждает экспертная комиссия. Самовольное уничтожение документов категорически запрещается.

Расположение и состав реквизитов на бланке института.

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ СТРОИТЕЛЬНЫХ МЕТАЛЛОКОНСТРУКЦИЙ им. Н.П. МЕЛЬНИКОВА

цниипск
им. МЕЛЬНИКОВА

(Основан в 1880 г.)

Российская Федерация,
117393, Москва,
ул. Архитектора Власова, 49

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию (ОРД): деловое письмо, докладную записку, объяснительную записку, заявление, инструкцию, положение, постановление, правило, представление, приказ, протокол, решение, акт, график отпусков, кадровую анкету, структуру и штатную численность, устав, указание.

Стандарт разработан на основе государственных стандартов на унифицированную систему документации (ГОСТ 6.30-97) и требованиями ГОСТ Р ИСО 9001

Стандарт обязателен для всех подразделений ЦНИИПСК им. Мельникова.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Сиcтемы менеджмента качества. Требования

3 РЕГИСТРАЦИЯ И СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

3.1 Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, обеспечение сохранности документов в целом по институту возлагается на канцелярию, в подразделениях — на руководителей подразделений.

3.2 В канцелярии вскрывают все конверты, бандероли и другие почтовые отправления, поступившие в адрес института, за исключением адресованных «лично» директору или общественным организациям и регистрируют присланные в них документы.

3.3 Если при вскрытии обнаружено повреждение или отсутствие документа или приложения к нему, канцелярия сообщает об этом ответственному за исполнение документа в подразделении, который делает запрос о высылке недостающих документов.

3.4 При отсутствии на документе адреса отправителя, а также в случае, если дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа, к нему должен быть приложен конверт. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

3.5 Входящую и исходящую документацию регистрируют в канцелярии в отдельных книгах (письма ведомств и организаций, а также телефаксы).

3.6 Регистрацию командировочных удостоверений производят в канцелярии в отдельном журнале после подписи руководства.

3.7 После регистрации документы раскладываются по папкам для передачи руководству на рассмотрение и резолюцию.

3.8 Документация, жалобы и письма передают исполнителям в подразделения.

Категорически запрещается направлять жалобы на рассмотрение должностному лицу, на действия которого подана жалоба.

Остальные документы раскладываются по ячейкам подразделений согласно резолюции руководства.

3.9 Руководители в подразделениях института должны ежедневно получать в канцелярии почту, направляемую в их адрес через ячейки канцелярии.

3.10 Руководители подразделений обязаны:

рассматривать все поступающие документы в день их получения;

принимать меры по сокращению служебной переписки.

Не допускается переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены оперативно, путем личных контактов или по телефону.

3.11 Руководитель подразделения дает конкретное поручение сотрудникам для исполнения документов. Учет документов ведется в книге регистрации отдела. Все документы с копией ответа хранятся в отделе в папках.

3.12 Срок исполнения документов начинается с момента его регистрации.

3.13 Сроки исполнения документов устанавливаются следующие:

— документы вышестоящих организаций — 10 дней или согласно указанному в них сроку;

— приказы и указания директора института — согласно указанному в них сроку;

— протоколы совещаний — согласно указанному в них сроку;

— письма (отзывы) учреждений, организаций и предприятий — от 10 дней до 1 месяца;

— отзывы на нормативную документацию (государственные и отраслевые стандарты, своды правил, технические условия и т.п.) — до 1 месяца;

— заявки на изобретение института должны быть поданы в Российское патентное ведомство в течение 2 месяцев со дня выявления технического решения;

— отзывы на авторефераты диссертаций — не позднее 10 дней до защиты;

— телефаксы — до 5 дней, срочные — в течение дня (приложение В);

— протоколы совещаний — согласно указанному в них сроку.

4 ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.1 Письма следует печатать на бланках института формата А4 и А5, командировочное удостоверение, телефаксы, документация при зачислении на работу (заявление, личный листок по учету кадров, автобиография, копия с диплома), заявление о предоставлении отпуска (очередного и без сохранения содержания), справка с места работы, пропуск на вынос материалов из института, заявление об увольнении и лист увольнения и др. выполняются на бланках установленного образца, изготовленные в соответствии с ГОСТ 6.30, остальные документы следует печатать на белой бумаге формата А4. Указанные бланки находятся по принадлежности в отделах: машинописном бюро, канцелярии, отделе кадров.

4.2 В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрами.

4.3 Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

4.4 Расположение и состав реквизитов (от 01 до 29) приведены на бланке института (приложение А ). Для остальных документов, выполненных на белой бумаге, расположение реквизитов аналогичное.

4.4.1 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа (реквизит 01) оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

Читайте так же:  Приказ об оплате замены уроков в школе

4.4.2 Реквизит 02 «Регистрационный номер документа» состоит из индекса подразделений института и через тире порядкового регистрационного номера документа.

Индексы подразделений института приведены в приложении Б.

4.4.3 Реквизиты 03 и 04 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату, указанные в документе организацией, составившей или издавшей документ, на который дается ответ.

4.4.4 Реквизиты 05 «Гриф ограничения доступа к документу» (секретно, конфиденциально) проставляют на первом листе документа.

4.4.5 Документ адресуют (реквизит 06) организации, ее структурному подразделению или конкретному должностному или физическому лицу.

Наименования организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например,

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес корреспондента.

Адрес не проставляют на документах, направляемых в правительственные учреждения.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес.

Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не проставляют.

4.4.6 Гриф утверждения (реквизит 07) состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утвердившего документ, наименования организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Начальник Управления Главтехнормирования

Личная подпись В.А.Николаев

При утверждении документа постановлением, решением или приказом гриф утверждения оформляется по следующей форме:

приказ директора института

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу.

4.4.7 В реквизите 08 «Резолюция» должны быть указаны: фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, поручение по нему, подпись руководителя и дата подписания резолюции.

Если указание дается нескольким должностным лицам, то ответственность за исполнение документа в целом является первое должностное лицо, указанное в резолюции. Ответственный исполнитель обязан своевременно знакомить всех соисполнителей с поручением руководства по подготовке соответствующих разделов документа.

Если объем реквизитов 05, 06 и 07 не позволяет разместить на этой площади реквизит 08, то его допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны документа кроме полей.

4.4.8 Реквизит 09 «отметка о контроле». Руководство проставляет букву «К» красным карандашом на документах, взятых на контроль.

4.4.9 Реквизит 10 «Заголовок к тексту», как правило, начинают с предлога «О» (о чем документ), например: «О внедрении СТП 10 -00».

4.4.10 Текст документов (реквизит 11) следует составлять кратко, четко, не допуская различных толкований.

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ЦНИИПСК им. Мельникова считает возможным»).

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организации, её структурных подразделений (положение, инструкция) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

4.4.11 Если документ имеет приложение, то реквизит 12 «Отметка о наличии приложения» оформляют по форме: «Приложение: на 2 л. в 1 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1 . Замечания к проекту ГОСТ на 12 л. в 1 экз.

2 . Замечания к проекту ТУ на 10 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Г осстроя России от 12.03.00 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 11 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

4.4.12 При оформлении документа на бланке в реквизите 13 «Подпись» наименование организации не указывают, например:

Директор Личная подпись В.В. Ларионов

В документах, оформленных не на бланке, наименование организации включают в состав наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор Личная подпись В.В. Ларионов

Главный бухгалтер Личная подпись Т.Ф. Мазаева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

ВНИИСтандарта ЦНИИПСК им. Мельникова

Личная подпись Е.О. Котов Личная подпись Г.П. Кандаков

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Петров

Члены комиссии Личная подпись А.С. Сергеев

Личная подпись Н.К. Смирнов

Ниже подписи в документе проставляется дата подписания.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

4.4.13 Гриф согласования документа (реквизит 14) следует располагать ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

кадров Госстроя России

Личная подпись А.А. Иванов

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

Письмо Госстроя России

от 30.10.00 № 41-805

ЦНИИПСК им. Мельникова

4.4.14 Исходящие документы визируют (реквизит 15) на копии, остающейся в организации.

Внутренние документы (приказы, положения и др.) визируют на первом экземпляре.

Визы размещают на лицевой стороне листа. В случае необходимости указывают наименование должности и расшифровку подписи лиц, визирующих документ.

4.4.15 При заверении документа или его копии печатью (реквизит 16) ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности, лица, подписавшего документ, например:

Зам. министра Личная подпись Н.Р. Петров

4.4.16 Копии документов заверяют (реквизит 17) проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписью, ее расшифровки и даты заверения, например:

Ст. инспектор Личная подпись В.И. Иванов

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче ее на руки подпись заверившего копию удостоверяют печатью.

4.4.17 Отметка об исполнителе (реквизит 18) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

4.4.18 «Отметка об исполнении документа» (реквизит 19) должна включать слова «Папка № 29» или краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует специальный документ, свидетельствующий об исполнении, например: «Вопрос решен по телефону с зам. начальника Технического управления Ивановым А.И. 10.11.00» с подписью исполнителя.

4.4.19 Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 20) проставляется в виде штампа, который содержит порядковый номер, дату поступления документа и подпись зав. канцелярией.

5 ОФОРМЛЕНИЕ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

5.1 Подразделения института должны проставить на исходящей документации индекс подразделения, месяц и год отправки.

Подразделения, производящие рассылку документов, должны провести проверку годности и срока их действия.

Рассылка устаревшей и недействующей документации не допускается.

5.2 Оформленные и подписанные руководством документы сдают на отправку в канцелярию.

5.3 Перед отправкой документов сотрудник канцелярии должен:

проверить наличие приложений, подписей, виз;

на каждом исходящем документе и копиях проставляют дату отправки и исходящий номер.

5.4 После отправки документации сотрудник канцелярии раскладывает копии документов в ячейки подразделений института.

5.5 Если документ передает адресату непосредственно, то на копии, остающейся в подразделении, получатель расписывается за полученный документ с указанием даты получения и должности.

5.6 Приказы по институту оформляет отдел кадров с регистрацией номера и даты, после чего в необходимых случаях их передают на размножение для подразделений института.

6 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

6.1 Контроль за сроками исполнения документов осуществляет заведующая канцелярией.

6.2 Контроль обеспечивается соблюдением:

— порядка прохождения документов;

— составления и оформления документов;

— организации учета и поиска документов.

6.3 Заведующая канцелярией обязана проверять ход поручений и в случае задержки информировать руководство.

6.4 Исполнители обязаны сообщать сведения о ходе исполнения документов в соответствии с запросами сотрудников канцелярии.

6.5 Руководители подразделений несут персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение порученных заданий.

7 ХРАНЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

7.1 ОРД формируют и хранят в подразделениях (в папках) по объектам проектирования или календарному исчислению.

7.2 Приказы, постановления, циркулярные письма, инструкции и другие документы вышестоящих организаций формируют и хранят по принадлежности в подразделениях.

7.3 Документы, исходящие от руководства, формируют и хранят в отделе кадров.

7.4 Протоколы заседаний НТС формирует и хранит ученый секретарь.

7.5 Письма, заявления и жалобы трудящихся формируют и хранят по принадлежности в профсоюзном комитете, отделе кадров или в подразделениях.

7.6 Наименования папкам присваивают по видам подшиваемых в них документов (приказы, протоколы и т.д.) или по содержанию вопросов.

7.7 При формировании документов в папки необходимо:

изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки;

группировать в папки документы одного года;

документы в папках располагать в хронологическом порядке по датам исполнения, документ — ответ помещать перед документом — запросом;

не подшивать в папке неисполненные документы и документы, на которых отсутствуют отметки об исполнении, необходимые подписи, визы, даты и номера;

приказы по личному составу формировать отдельно от приказов по основной деятельности.

7.8 Раскладка документов по папкам должна производиться в день их исполнения или не позднее следующего дня.

Необходимо следить, чтобы документы, помещались в папку со всеми приложениями.

7.9 Приказы, протоколы формируют по номерам, начиная с более ранних по датам (числам, месяцам) и кончая более поздними.

Обратный хронологический порядок расположения документов допускается при формировании дел временного срока хранения (на скоросшивателях).

7.10 Акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения утверждает экспертная комиссия. Самовольное уничтожение документов категорически запрещается.

Расположение и состав реквизитов на бланке института.

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ СТРОИТЕЛЬНЫХ МЕТАЛЛОКОНСТРУКЦИЙ им. Н.П. МЕЛЬНИКОВА

цниипск
им. МЕЛЬНИКОВА

(Основан в 1880 г.)

Российская Федерация,
117393, Москва,
ул. Архитектора Власова, 49

Похожие статьи:

  • Оспорить договор ренты Признание недействительным договора ренты Поскольку договор ренты является сделкой, то для его оспаривания применяются общие положения об отмене договора в силу его ничтожности или оспоримости. Подробнее эти два понятия рассмотрены в другой статье, поэтому здесь на […]
  • Право на постоянное проживание за границей Международное усыновление Кто считается "постоянно проживающим за пределами РФ"? Если сохранился российский паспорт и регистрация на территории РФ, можно ли усыновить ребенка как россиянин? Хотя в миграционном законодательстве РФ нет формального определения […]
  • Беларусь льготы инвалидам 3 группы Льготы, предоставленные инвалидам в Беларуси в 2019 году Инвалиды, проживающие в Беларуси, являются незащищенной категорией населения, поэтому государство взяло на себя заботу об их материальном обеспечении. Однако инвалидность бывает разная. Если с 3-й группой еще […]
  • Аптечка автомобильная требования 2019 Автомобильная аптечка 2018 – 2019, утвержденная приказом: состав, ГОСТ, срок годности Многих автолюбителей интересует вопрос, что должна содержать автомобильная аптечка 2018 – 2019. Состав по ГОСТу позволяет без лишних сложностей пройти очередной техосмотр и вовремя […]
  • Претензия по оплате задолженности по договору оказания услуг образец Как составить образец претензии о взыскании задолженности по договору оказания услуг Каждое предприятие, заключая определённого рода договор, согласно понести соответствующие риски при его неисполнении. Что делать с контрагентом, если заключён договор, а его условия […]
  • Распечатать договор к счету Счет-договор (бланк и образец) Бланк счета-договора Не во всех случаях хозяйственных взаимоотношений есть необходимость составления большого многостраничного договора. Иногда достаточно выставления счета одной стороной и оплаты его другой. Но в некоторых ситуациях […]