Проверка трудовой инспекции как подготовиться

Как подготовиться к трудовой инспекции

Два года назад штрафы за нарушение норм охраны труда были небольшими, поэтому бизнесмены предпочитали платить, а не возиться с документами. Так поступал и мой клиент — владелец небольшого склада, назовем его компанию «Спецпогрузка». Но теперь ситуация изменилась: штрафы выросли многократно.

Я расскажу, сколько придется заплатить за каждое нарушение норм охраны труда и как подготовиться к проверке, чтобы избежать штрафов.

Сколько штрафов заплатит бизнесмен

В 2008 году на складе «Спецпогрузки» кладовщик упал со штабеля и сломал ногу. Приехала скорая, сообщила о происшествии в прокуратуру, в результате к владельцу компании приехала инспекция труда. Инспекторы проверили должностные инструкции и трудовые договоры, потом пожурили и выписали штраф 2 000 ₽. Штраф небольшой, поэтому директор склада не стал приводить в порядок документы по охране труда — подумал, легче в следующий раз опять заплатить, чем возиться с бумагами.

Спустя три года госинспекция явилась снова, но на этот раз проверила всё. Нужных документов не оказалось, инспектор составил акт проверки и выписал штраф 50 000 ₽. Тогда это был максимум.

300 000 ₽ бизнесмен заплатил бы за такие нарушения сейчас

Но с 2015 года изменили статью 5.27 КОАП, добавили статью 5.27.1, и штрафы выросли многократно. Если бы такая история повторилась сейчас, владелец склада заплатил бы минимум 300 000₽. Вот акты тех самых проверок:

А вот штрафы, которые теперь грозят за такие нарушения:

Выходит, сейчас владелец склада «Спецпогрузка» заплатил бы 300 000 ₽. Но штрафа можно избежать, если вовремя подготовиться.

Что такое охрана труда

Требования охраны труда нужны, чтобы избежать травм на рабочем месте, заботиться о здоровье сотрудников. В требованиях прописано, как организовать рабочее место: санитария и гигиена, пожарная и электробезопасность, правила работы с техникой и профессиональные риски. Если работодатель нарушает эти правила, то платит штрафы.

За тем, чтобы бизнес соблюдал требования охраны труда, следит инспекция труда. Она проверяет бизнесмена в трех случаях: если пришло время по плану, если работник пожаловался на работодателя или попал в скорую с травмой. Когда в скорую попадает человек, который пострадал во время работы, врачи сообщают о происшествии в прокуратуру, а та — инспекции труда. Инспекторы приходят и проверяют документы, чтобы узнать, виновато ли руководство в случившемся.

На сайтах Роструда и районных прокуратур выкладывают планы проверок

В компании за охрану труда отвечает руководитель, или тот, кого он назначил ответственным. Но руководитель в любом случае должен пройти обучение охране труда.

Что делать: пошаговая инструкция

Подготовиться к проверке трудовой инспекции лучше заранее, даже если по плану Роструда она придет не скоро. Никогда не знаешь: вдруг в инспекцию со злости пожалуется сотрудник, которого вы уволили, или кто-то покалечится на рабочем месте. В моей практике были случаи, когда офисные работники протыкали руки степлерами — не говоря о травмах на складах и лесопилках.

1. Обучите руководителя , иначе он не сможет утверждать правила и инструкции по охране труда. Этим занимаются специальные учебные центры и центры повышения квалификации.

Требованиям охраны труда обучают, опираясь на статью 225 ТК, постановление № 1/29 Минтруда и Минобразования и ГОСТ 12.0.007-2009 ССБТ. В конце выдают удостоверение о проверке знаний и протокол заседания комиссии по проверке.

Обучение занимает 40 часов или 3 рабочих дня. Можно пройти дистанционно: сдать тесты онлайн, отправить заполненные документы почтой. Но часто хотя бы на итоговую аттестацию просят прийти лично.

2. Напишите положения и инструкции , заполните журналы по охране труда. В канцтоварах закажите:
— журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

— журнал регистрации вводного инструктажа;

— книгу учета движения трудовых книжек.

Каждый сотрудник должен расписаться в каждом журнале и книге.

3. Поправьте договоры, допсоглашения, инструкции, журналы регистрации и учета и прочие кадровые документы под нормы охраны труда. Здесь нюансов немало, и если делаете впервые — лучше посоветуйтесь с юристом.

Скачать образцы документов можно, например, здесь. Но просто списать не получится: нужно учесть размеры и план помещения, описать все рабочие места, розетки и кабели.

4. Провести спецоценку условий труда по 426-ФЗ, которую раньше называли аттестацией. Этим тоже занимаются специальные фирмы, у которых есть все лицензии и разрешения. Они же могут запросить договоры и журналы, поэтому важно, чтобы к этому моменту всё было в порядке.

5. Пройти медосмотры: новым сотрудникам в первый месяц после приема на работу, а потом — не реже, чем раз в 3 года.

Медосмотры бывают двух видов:

  1. На вредном производстве работники проходят медкомиссию во главе с врачом-профпатологом.
  2. Там, где сотрудники проводят за компьютером больше половины рабочего времени, они проходят невролога и офтальмолога. Подробнее — в Приказе 302н.

«У меня и сотрудников-то нет, какие штрафы?»

Если у вас ИП без сотрудников, то бояться нечего. Но для ООО, даже если там один учредитель и он же — директор, это правило уже не работает.

Отдельная тема — удаленные работники, оформленные по трудовому договору. Требования охраны труда на них не распространяются, только минимальные по социальному страхованию. Например, работодатель обязан вызвать такому сотруднику скорую, если понадобится.

Если гендиректор — тоже удаленщик, ему всё равно придется пройти обучение.

«Слышал, на первый раз только предупреждают»

Из статьи 4.1.1 КОАП и правда можно сделать такой вывод, но почитаем внимательнее. Здесь есть ссылка на 2 часть статьи 3.4, где пишут, что предупреждение выносят, если нет угрозы для жизни и здоровья людей. Но ведь все требования охраны труда для того и нужны, чтобы избежать такой угрозы. Так что тут всё остается на усмотрение инспектора.

Само предупреждение избавляет от штрафа, но с ним выносят и предписание, по которому нужно в сжатые сроки устранить все нарушения. Если не успеете — штрафа не избежать, но уже по другой статье — ч.23 ст. 19.5 КОАП.

«Можно завести пару бумажек, когда припрет»

Если у вас 1-2 дня до проверки, вы успеете разве что набросать инструкции по безопасности и заполнить журналы с подписями ответственных по датам. Но, например, получить удостоверение руководителя об обучении нормам охраны труда или папку с документами, что компания прошла оценку условий труда — вряд ли. Не говоря уже про медосмотры. Ко всему этому надо готовиться заранее.

«Штраф — тридцатка? Пф!»

30 000 ₽ дают за небольшое нарушение, вроде недостающей строчки в трудовом договоре. Но проверяющий имеет право посчитать каждый договор отдельно: тогда за 10 договоров набежит уже 10 нарушений или 300 000 ₽. Если по итогам проверки вы не исправите всё в указанный срок, плюсуйте к штрафам еще до 200 000 ₽.

Для ИП штрафы существенно меньше, чем для ООО: например, за минимальное нарушение — 1 000-5 000 ₽ для первых и 30 000-50 000 ₽ — для вторых; максимальный — 30 000-40 000 ₽ для ИП и 100 000-200 000 ₽ для ООО.

Кроме штрафов, за серьезные нарушения могут приостановить работу компании на срок до 3 месяцев, а владельца лишить права занимать руководящие должности.

«Но ведь о проверках трудовой инспекции предупреждают, к чему вся эта паника?»

Отчасти правда. План проверок вывешивают в начале года на сайте Роструда и сайтах районных прокуратур — можно посмотреть и успокоиться. Но есть еще и внеплановые — по жалобе работника или когда запрос приходит в районную прокуратуру прямиком из центра, и никто вас не предупредит.

Чаще всего жалуются сотрудники, которых не устраивают условия труда: серая зарплата, задержки, неоплачиваемые отпуска и больничные, незаконное увольнение. В торговле и общепите проверки проводят по жалобам от клиентов через Общество по защите прав потребителей.

Если проверка трудовой инспекции по жалобе клиента — придет Ростребнадзор, который проверит рабочие места продавцов или поваров, само помещение, особенно кухню. А может и потребовать информацию об условиях труда — из материалов спецоценки условий труда. По жалобе сотрудника проверяет инспекция труда. В обоих случаях документы по охране труда потребуют вместе с остальными: зарплатные ведомости, санитарные книжки, трудовые договоры. Если что-то пойдет не так, штрафы начислят за все нарушения, включая охрану труда.

«Медосмотр-то уж точно не нужен, у меня же не вредное производство»

Почитаем Приказ Минздрава N 302н: к вредным условиям труда там относят и те, где сотрудник проводит за компьютером больше 50% рабочего времени. То есть всех программистов, дизайнеров и верстальщиков каждые полгода должны осматривать офтальмолог и невролог. Медзаключения по ним тоже попросят при проверке.

«А мы очаруем инспектора, и он выпишет штраф поменьше»

Вариант со взяткой даже не берем в расчет — это уже уголовное преступление. Предположим, вы решили договориться полюбовно: инспектор тоже человек, искреннее раскаяние может на него повлиять. Но увы: на тот момент, когда инспектор выехал к вам в офис или требует явиться с документами, обращение уже зарегистрировано в базе инспекции труда, и удалить его оттуда он не может. У него три главные задачи — формально подтвердить факт нарушения; составить предписание по их устранению; определить сроки, за которые вы должны все устранить. Если не успеете или не предоставите документы в подтверждение — до 200 000 ₽.

— Нормы охраны труда касаются всех, кроме ИП без сотрудников. Остальным нужно подготовить документы.

Читайте так же:  Полномочия сотрудника чоп

— Готовиться к инспекции труда лучше заранее — за несколько дней все нарушения устранить не успеете.

— Чтобы подготовиться к плановой проверке, руководителю нужно пройти обучение, оформить гору бумаг, а потом пройти аттестацию. А сотрудникам — пройти медосмотр.

Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?

Автор: И.В. Погодина

Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?

(по материалам семинара «Государственные органы, контролирующие работодателей на соответствие трудовому законодательству», лектор О.Н. Скрябина, организатор компания «Градиент — Альфа»)

Проверка организации Государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

Федеральная инспекция труда – это тот орган, который осуществляет государственный надзор и контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории Российской Федерации.

Статья 353 ТК РФ устанавливает, что наряду с федеральной инспекцией труда государственный надзор за соблюдением правил по безопасному ведению работ в отдельных отраслях и на некоторых объектах промышленности осуществляют соответствующие федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности. Внутриведомственный государственный контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных организациях осуществляют федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также органы местного самоуправления в порядке и на условиях, определяемых федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.

Полномочия государственного надзора за исполнением трудового законодательства также осуществляет прокуратура.
Федеральная инспекция труда определяется кодексом (ст. 353) как единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение государственного надзора и контроля над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальных органов (государственных инспекций труда).

Кодексом определены и принципы деятельности трудовых инспекций (ст. 355).
Основными задачами деятельности ФИТ являются: обеспечение соблюдения и защиты трудовых прав и свобод граждан, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия федеральной инспекции труда. Так, ФИТ проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и др.

Порядок проведения проверок должностными лицами федеральной инспекции труда определяется ратифицированными Российской Федерацией конвенциями Международной организации труда по вопросам инспекции труда, Трудовым кодексом РФ, федеральными законами, например, федеральным законом от 08. 08. 2001 № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)», а также решениями Правительства Российской Федерации.
Соответственно, работодателю необходимо ознакомиться с данными документами и иметь их на случай проверки. Не следует ограничиваться лишь изучением Трудового кодекса, поскольку детально порядок инспектирования в нем не закреплен, урегулированы лишь отдельные аспекты деятельности инспекции, совпадающие с требованиями международно-правовых норм.

Следует помнить, что государственные инспекторы труда инспектируют на всей территории Российской Федерации любых работодателей, т.е. любые организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателей — физических лиц.

Более того, государственный инспектор труда может уведомлять, а может и не уведомлять о своем присутствии работодателя или его представителя. Не сообщит он о своем присутствии, если посчитает, что такое уведомление может нанести ущерб эффективности контроля (ст. 360 ТК РФ). Данное положение соответствует международным нормам. Оно практически полностью воспроизводит ст. 12 Конвенции МОТ № 81: «При инспекционной проверке государственный инспектор труда может уведомлять о своем присутствии предпринимателя или его представителя, если только не считает, что такое уведомление может нанести ущерб эффективности контроля» . Подразумевается, что трудовой инспектор может тайно проникнуть в трудовой коллектив и наблюдать за соблюдением работодателем нормативно установленных обязанностей. Причем проверка может проводиться в любое время суток. Между тем из ст. 11 Закона № 134-ФЗ следует, что проверяющий может посещать контролируемые объекты исключительно во время исполнения служебных обязанностей. При этом он сразу должен обозначить свое присутствие на принадлежащих организации объектах (предъявлением соответствующих документов) и не препятствовать представителям организации присутствовать при проведении проверки. Налицо расхождение международных норм и внутреннего законодательства. Подобные правовые коллизии следует решать в пользу ТК РФ и Конвенции МОТ. Дело в том, что Конвенция МОТ, будучи ратифицирована Россией, является составной частью правовой системы и имеет перед положениями российского законодательства приоритет, что установлено ч. 4 ст. 15 Конституции РФ.
Распространено мнение, что трудовая инспекция может прийти в организацию с проверкой, только если от работника организации поступила жалоба на работодателя. Однако это не совсем так. ФИТ предоставлено право проводить проверки соблюдения работодателями законодательства о труде. Эти проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. Плановая ревизия проводится по инициативе ФИТ и не чаще одного раза в 2 года, в то время как внеплановая проверка связана с жалобами сотрудников или расследованием несчастного случая на производстве.

Первый вариант контроля носит в основном профилактический характер . Организацию инспектируют в целях предотвращения нарушений прав сотрудников, выборочно проверяя соответствие кадровой документации и условий работы Трудовому кодексу РФ. Обычно о такой проверке сообщается за несколько дней до ее начала.

Порядок проведения внеплановых проверок, а также любых официальных ревизий, закреплен ст. 7 Закона № 134-ФЗ. Так, внеплановый или контрольный визит ревизора ФИТ может произойти по фактам выявленных нарушений в ходе регламентированных мероприятий либо на основании заявления от юридических лиц (например, соседней организации) или сотрудника проверяемой компании. Реже случается, что инспекторы посещают компанию по ходатайству Федеральной налоговой службы или внебюджетных фондов.

Все внеплановые мероприятия носят конфиденциальный характер, и о такой ревизии никогда не предупреждают заранее. Кроме того, как уже говорилось выше, на основании ст. 357 Трудового кодекса РФ инспектор может беспрепятственно посетить подконтрольную ему компанию в любое время суток.
Таким образом, основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть :
– планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
– факты несчастных случаев на производстве;
– обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции Федеральной инспекции труда;
– информация, поступившая от правоохранительных органов, и т.п.

При этом следует отметить, что в обязанности государственных инспекторов по труду входит соблюдение конфиденциальности об авторе любой жалобы на недостатки или нарушения норм трудового права, а также воздержание от сообщения работодателю сведений о заявителе жалобы, если заявитель возражает против сообщения работодателю данных об источнике жалобы.
При осуществлении проверки государственные инспекторы по труду предъявляют удостоверение установленного образца и распоряжение о проведении проверки за подписью руководителя инспекции труда.

В распоряжении (приказе) о проведении мероприятия по контролю согласно п. 1 ст. 7 Закона № 134 должны быть указаны следующие сведения:
— номер и дата распоряжения (приказа) о проведении проверки;
— наименование контролирующего органа;
— фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение проверки;
— наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, в отношении которых проводится проверка;
— цели, задачи и предмет проводимой проверки;
— правовые основания проведения проверки;
— даты начала и окончания проверки.

Распоряжение о проведении проверки предъявляется инспектором руководителю организации, в которой запланировано контрольное мероприятие. Вместе с распоряжением инспектор должен ознакомить представителя работодателя со своим служебным удостоверением. Если эти требования не будут соблюдены, то работодатель имеет право отказать инспектору в проведении проверки в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 134-ФЗ.

Кроме того, по мнению Л. Ромко и А. Тюриной, можно позвонить в инспекцию и выяснить, были ли направлены проверяющие в организацию, а также целесообразно снять копии всех представленных инспектором документов .
Как правило, проверку проводит один инспектор. Если в организацию пришли несколько проверяющих, необходимо убедиться, что все они указаны в распоряжении.

Распоряжение, в котором отсутствует предмет проверки, является недействительным.
Однако с документами, предъявляемыми трудовыми инспекторами работодателю в начале проверки, также не все однозначно в действующем законодательстве. И ст. 12 указанной выше Конвенции МОТ, и ст. 357 ТК РФ подразумевают, что для посещения организации в целях проведения инспекционной проверки трудовому инспектору достаточно иметь удостоверение. Это не соответствует ст. 7 Закона № 134-ФЗ, согласно которой любое мероприятие по контролю должно проводиться на основании распоряжения (приказа) соответствующего органа государственного контроля.
В силу п. 3 ст. 7 Закона № 134-ФЗ продолжительность контрольного мероприятия не может превышать одного, а в исключительных случаях — двух месяцев.

Принимающая сторона не должна отказывать государственному надзору. Отказ и противодействие карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ .
Сотрудники Федеральной инспекции труда вправе проверять соблюдение положений трудового законодательства без учета установленного действующим законодательством срока исковой давности в отношении фактов нарушения. Исходя из этого, предметом проверки могут послужить, в том числе и факты, произошедшие три года назад и более.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспектора не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с увольнением работников, контролеры не вправе (ст. 8 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Не рекомендуется предоставлять документы, не относящиеся к предмету проверки.
Весь комплекс кадровых документов М.В. Белоусова предлагает разделить на два вида :
— обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено трудовым законодательством для всех работодателей;
— факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель.
Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений.
К обязательным документам относятся:
— штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
— трудовые договоры (ст. ст. 56 и 67 ТК РФ);
— трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ);
— документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. ст. 86, 87, 88 ТК РФ);
— график сменности (ст. 103 ТК РФ);
— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
— приказы по личному составу;
— личная карточка;
— табель учета рабочего времени;
— правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
— медицинские книжки работников.
Именно их и проверяют в первую очередь инспектора федеральной инспекции труда.
К факультативным кадровым документам можно отнести:
— положения о структурных подразделениях;
— положения о персонале;
— должностные инструкции;
— положение об аттестации работников и другие.

Читайте так же:  Трудовой стаж по свидетельским показаниям

Некоторые факультативные документы могут стать обязательными при наличии определенных условий. Так, если в трудовом договоре не закреплены должностные обязанности и права работника, то должностные инструкции становятся обязательными документами. Кроме того, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны.

Рассмотрим правила составления некоторых видов документов в целях предотвращения нарушений, выявляемых при проверках ФИТ. В первую очередь, следует сказать, что администрации организации следует заблаговременно позаботиться о том, чтобы данные документы, являющиеся основными в трудовых отношениях, были в порядке. При этом типовыми документами лучше не пользоваться. Их можно принять за основу, но заполнить своим содержанием.

Во-вторых, все документы должны быть согласованы между собой. Не стоит их делать отдельно без учета друг друга.
В-третьих, документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.
Трудовые договоры. Содержание договора определено ТК РФ в статье 57. В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет.

В трудовом договоре следует обязательно прописать дни выплаты зарплаты, а также то, в каком месте ее будет получать работник (включая адрес нахождения кассы).

Не принято в трудовом договоре употреблять термин «аванс», который используется на практике. Такого термина в ТК РФ нет. В Кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже, чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ).

Несоблюдение письменной формы трудовых договоров является нарушением норм ст. 67 ТК РФ, то есть нарушением со стороны работодателя трудового законодательства. В связи с этим при установлении государственными инспекторами труда указанных выше нарушений трудового законодательства последние вправе привлечь нарушителей к ответственности, установленной нормами ст. 5.27 КоАП РФ.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным — требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Трудовые книжки. В 2008 г. вступили в силу изменения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, установленных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). Изменения коснулись порядка ведения трудовых книжек, оформления дубликата трудовой книжки, выдачи ее при увольнении, учета и хранения трудовых книжек. Кроме того, был определен порядок ведения и хранения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями.

Правила внутреннего распорядка — весьма важный документ, при составлении которого необходимо предусмотреть различные случаи. Продуктивно, даже просто описать то, что происходит в организации фактически.

Содержание указанных правил включает в себя порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.
График отпусков составляется за 2 недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. В такой ситуации необходимо внимательно относиться к поездкам сотрудников за границу. И при зарубежном отдыхе не ставить им в табеле рабочие дни.

Приказы об отпуске должны быть датированы не менее, чем за две недели до отпуска сотрудника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала.
У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск по основной работе.

Документы, связанные с персональными данными работника. Персональные данные работника — информация, касающаяся конкретного работника и необходимая работодателю в связи с возникновением трудовых отношений.

Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Эти сведения являются конфиденциальной информацией, то есть информацией строго ограниченного и регламентированного доступа. Безопасность персональных данных должна достигаться путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иные несанкционированные действия.
Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей:
— личные дела и трудовые книжки работников;
— документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобном);
— документы по анкетированию, тестированию и тому подобные;
— приказы (распоряжения) по личному составу;
— документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и тому подобному;
— учетная документация (картотеки, книги, журналы и другие);
— аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы;
— отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистики, налоговые органы и другие учреждения.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Следовательно, в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных и ознакомить с ним под роспись сотрудников, работающих с персональными данными.

Положение о конфиденциальности персональных данных в организации — это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 Трудового кодекса Российской Федерации. Данный документ должен обеспечивать, прежде всего, защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных.

К ответственности за разглашение персональных данных, помимо работодателей, могут быть привлечены только те работники, которые в соответствии с условиями своих трудовых договоров и должностных инструкций обязаны были соблюдать правила работы с персональными данными. То же относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07. 06. 2006, 14. 06. 2006 № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, что работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации, и т.п.

Документы по охране труда .
Согласно статистике Роструда в ходе проведенных в 2007 году всех видов проверок госинспекторами труда было выявлено около 1,4 млн. нарушений, связанных именно с охраной труда (при общем числе нарушений трудовых прав работников в 1,85 млн.) . Наибольшее относительное количество нарушений трудового законодательства, выявленных в среднем в ходе одной проверки, было выявлено по вопросам:
— обучения и инструктирования работников по охране труда (в среднем 13,4 нарушения в ходе одной проверки);
— обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (8,2);
— проведения медицинских осмотров работников (5,46);
— проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (4,8);
— расследования, оформления и учета несчастных случаев на производстве (2,83).
Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Для их предупреждения в организации необходимо разработать и утвердить:
— инструкции по охране труда (на основе межотраслевых или отраслевых типовых инструкций по охране труда);
— перечень инструкций по охране труда, действующих в данной организации;
— журналы регистрации инструктажа: вводного, первичного и повторного (при необходимости внепланового и целевого);
— журнал регистрации инструкций по охране труда для работников;
— журнал учета выдачи инструкций по охране труда работникам;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
— личные карточки сертифицированных средств индивидуальной защиты;
— график периодических медицинских осмотров;
— положение о порядке выдачи работникам средств коллективной и индивидуальной защиты и др.

Перечень документов будет зависеть от специфики деятельности организации.
Инструкция по охране труда утверждается приказом. Работники должны быть ознакомлены с данной инструкций под роспись. Как правило, для этого заводится отдельный журнал. Ознакомление производится в момент принятия работника на работу либо после издания документа по организации.

Читайте так же:  Приказ контролируемая зона

Кроме указанной инструкции целесообразно подготовить и размножить требования к безопасности при работе на ПК, множительной технике и другой оргтехнике в организации. Подобные документы следует разместить в доступных для работников местах, например, повесить над копировальным аппаратом.

В организации и в ее подразделениях должна быть аптечка с типовым содержимым на случай травм.
С 01 сентября 2008 года действуют новые правила, касающиеся порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда . Аттестации рабочих мест по условиям труда полежат все имеющиеся в организации рабочие места. Аттестация предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты.

Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда.

Документы об оплате труда. Основные условия оплаты труда должны содержаться в трудовом договоре, о чем уже говорилось выше. Не следует забывать о том, что работодатель обязан выплачивать денежную компенсацию за задержку выплаты заработной платы и отпускных. Несмотря на то, что задержка выплаты является распространенным нарушением, еще более распространено несоблюдение 236 статьи ТК РФ, где говорится о том, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан их произвести с уплатой процентов, денежной компенсации в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ.

Если работодатель по каким-то причинам задерживает выплаты, то он должен учитывать указанную компенсацию, и зарплата должна быть выдана с учетом этой компенсации. Задержка выплаты заработной платы даже на 1 — 3 дня предполагает начисление процентов в указанном размере. В настоящее время, в условиях кризиса, подобного рода нарушения со стороны работодателя могут быть вполне распространены.

Глава Федеральной службы по труду и занятости Юрий Герций в интервью АиФ рекомендовал в случае задержки выплаты заработной платы обратиться в суд либо в государственную инспекцию труда (по месту нахождения предприятия) .
В связи со сложившей экономической ситуаций в стране необходимо несколько слов сказать о снижении заработной платы и о других изменениях в условиях труда работников. Для того чтобы работодателю грамотно оформить снижение заработной платы в организации и перейти на новые условия труда, следует издать приказ с предупреждением работника о грядущих изменениях. При этом формулировки «бессрочный отпуск» в приказе по предприятию быть не должно. В ТК РФ предусмотрен лишь «отпуск без сохранения заработной платы» (ст. 128). Предоставляться он может только по письменному заявлению работника (а не по инициативе работодателя), и продолжительность его должна быть четко оговорена.

Работодатель имеет право за 2 месяца предупредить работника о том, что заработная плата снижается в компании, — так как сложная финансовая ситуация в стране. Далее необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. То есть работодатель вправе изменить условия оплаты труда (ст. 74 ТК РФ). Но работнику он должен об этом сообщить письменно, с указанием причин, а главное — не позднее, чем за 2 месяца до снижения. На уведомлении работник должен обязательно расписаться. В случае несогласия сотрудника продолжать работу на новых условиях работодатель может предложить ему другие имеющиеся вакансии. При их отсутствии или отказе от них самого работника трудовой договор будет считаться расторгнутым (п. 7 ст. 77 ТК РФ).

Не зависят от кризиса в экономике выплаты по больничным листам. Часто лист нетрудоспособности становится для работника спасением при ненадлежащем отношении к работе и «головной болью» для работодателя. Во избежание ошибок в этой сфере администрации организации необходимо сначала выяснить — оригинал больничного перед ними или подделка. Например, подозрение в подлинности может вызвать наличие круглой печати, поскольку на новых листках нетрудоспособности круглых печатей врачей более не ставится.

Одним из простых способов определить подделку является запрос в поликлинику.
Следует обращать внимание на отметку о нарушении режима. День нарушения режима соцстрах не оплатит. Пособие снижается в следующих случаях: нарушение застрахованным лицом без уважительных причин в период временной нетрудоспособности режима, предписанного лечащим врачом; неявка застрахованного лица без уважительной причины в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальных экспертиз; заболевание или травма, наступившая вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения, действий, связанных с таким опьянением.

При оплате больничного листа следует помнить, что листок нетрудоспособности может выдаваться нескольким родителям. Например, сначала часть больничного может сидеть с ребенком мама, а потом — папа. При оплате такого листа следует спросить ксерокопию первичного документа. В период отпуска по уходу за ребенком матери, отцу листок по нетрудоспособности не выдается именно на этого ребенка.

Приказом Минздравсоцразвития Россия от 27.10.08 № 593н внесены изменения в Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 1 августа 2007 г. № 514 (зарегистрирован в Минюсте России 13 ноября 2007 г. № 10476). Что изменилось?

1.Теперь Листок на отпуск по беремен­ности и родам вправе выдавать не только акушер-гине­колог и фельдшер, но и врач общей практики (семейный врач). При этом внизу листка должны стоять фамилия и под­пись не только лечащего врача, но и председателя врачебной комиссии медицинского учреж­дения.

2. Срок действия больничного по уходу за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет при амбулаторном лечении или совместном пре­бывании с ним в стационаре до сих пор выдавался максимум на 15 дней по каждому заболева­нию. Теперь этот срок может быть продлен на основании медицинского заключения.

3. Введено правило оформ­ления листка, когда пациент после выдачи или продления листка нетрудоспособности пропустил прием в назначенный день и пришел позже, но все еще болеет. В этом случае в графе «с како­го числа» и «по какое число включительно» лечащий врач обязан проставить период неяв­ки и сделать соответствующую отметку в строке о нарушении режима. Такая запись будет основанием для организации начислить работнику пособие в размере одного MPОT со дня допущенного нарушения (ст. 8 закона № 255-ФЗ).

4. Листок может быть запол­нен на печатающем устройстве, а не от руки.

5. В правом верхнем и нижнем углах лицевой стороны должна стаять круглая печать.

6. Листок по уходу за больным могут выписать не только члену его семьи, но и любо­му другому родственнику.

Материалы семинара анализировала И.В. Погодина

Полезные адреса и сайты:

Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)

Адрес: 109012, Москва, Биржевая площадь, 1
Телефон/факс справочной службы Роструда: (495) 698-84-12

Телефон группы по работе с обращениями граждан: (495) 698-82-06

Телефон по вопросам регистрации корреспонденции министерств и ведомств: (495) 698-84-14
E-mail: [email protected]

Конвенция Международной Организации Труда № 81 об инспекции труда в промышленности и торговле (Женева, 19 июня 1947 г.) // Бюллетень международных договоров. — 2002. — № 2.

См об этом: Данюкова М. Предъявите трудовые книжки / М. Данюкова // Московский бухгалтер. – 2008. — № 7.

Васильчикова Н.В. Проверки федеральной инспекции труда / Н.В. Васильчикова. – М.: Омега-Л, 2006. — С. 7.

См. об этом: Ромко Л., Тюрина А. Будни организации под прицелом трудовых инспекторов / Л. Ромко ,А. Тюрина // Новая бухгалтерия. – 2008. — № 5.

См об этом: Мезенцев А., Карапетян Д. Инструменты воздействия трудовой инспекции // Расчет. – 2008. — № 6.

Белоусова М.В.Нарушения в кадровом делопроизводстве: виды и ответственность // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2008. — № 3.

С учетом статьи Цветковой О.В. Как организовать охрану труда на предприятии // Зарплата. – 2008. — № 6.

Официальный сайт Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) http://www.rostrud.info/results/rezult2007 .

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 31. 08. 2007 «Об утверждении порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 10. 03. 2008. — № 10.

Похожие статьи:

  • Северная казна осаго екатеринбург Досье компании Северная казна СК «Северная казна» является правопреемником уральской компании «Центр», которая была основана в 1992 году в городе Екатеринбург. В 1994 году финансовая группа «Северная казна» приобрела СК «Центр», в результате чего последняя получила […]
  • Отпуск за стаж работы в полиции Приказ МВД РФ от 28 декабря 2007 г. N 1236 "О ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках работников органов внутренних дел, организаций, подразделений, учреждений системы МВД России и гражданского персонала внутренних войск МВД России" (с изменениями и […]
  • Возврат подоходного налога за детский сад 2019 Социальный налоговый вычет за дошкольное образование ребенка Последнее обновление 2018-07-13 в 11:40 Вычет на обучение распространяется не только на вузовское образование, но и на деятельность других учреждений: школ, центров дополнительного образования, курсов и т.д. […]
  • Налоговая декларация по упрощенной системе за 2012 Декларация по УСН Подборка наиболее важных документов по запросу Декларация по УСН (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Декларация по УСН Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Декларация по УСН Документ […]
  • Заявление на 2 дня отгула за свой счет Заявление на отгул, отпуск за свой счет (doc 28 кб) Заявление на отпуск за свой счет это документ содержащий прошение предоставить работнику отгул или отпуск за свой счёт(т.е. без содержания совсем). Данное заявление работник может подавать только добровольно и […]
  • Штраф за превышение скорости 40 км Преступление и наказание: вспоминаем штрафы за превышение скорости Раньше каждый автомобилист худо-бедно представлял себе таблицу штрафов за нарушение ПДД. Ну по крайней мере чем грозило превышение скорости или пересечение сплошной разметки – точно. Но в последнее […]