Приказ гост р 630-2003 образец

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм) ( Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975 ). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297×420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее :
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).

Бланк конкретного вида документа , кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным .
Для внутренних документов часть реквизитов (01 — 07, 14), как правило, не воспроизводится.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках : русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов , которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером N 12 — 15 при печати через 1 — 2 интервала.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа . Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков . Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом » О государственном гербе Российской Федерации » от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

Приказ гост р 630-2003 образец

АО «Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Администрации районов
Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Электронные технологии»
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

ГОСТ Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»: движение вперед

Разработка новой редакции стандарта диктуется рядом причин: во-первых, срок действия стандарта уже превышает 10 лет (стандарт принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) – это тот срок, после которого стандарт должен перерабатываться или отменяться; во-вторых, за прошедшие годы произошли серьезные изменения в нормативной базе; в третьих, мы наблюдаем изменения в технологиях, применяемых для документирования деятельности организаций. Гораздо более широкое применение получили информационные системы электронного документооборота, в связи с чем организации постепенно переходят к использованию электронных документов, которые, в условиях безбумажного документооборота, становятся единственным экземпляром документа, то есть подлинником. Все это, безусловно, должно учитываться при разработке правил и требований, предъявляемых к документированию управленческой деятельности.

В этом году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела приступил к переработке данного стандарта, и в настоящее время ведется сбор и анализ материала, который позволит пересмотреть стандарт, уточнить ряд положений, какие-то положения, как уже сейчас полагают разработчики, нужно будет исключить из стандарта, но и, конечно, необходимо при этом добавить ряд новых положений, актуальных для современной практики документирования.

Из истории стандарта

Напомним, что стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В связи с тем, что в настоящее время УСОРД фактически в организациях не применяется (система с 1993 г. не ведется, то есть не актуализируется), и не функционирует (ликвидирован) тот технический комитет Росстандарта, который когда-то занимался вопросами унификации документации и через который проходили соответствующие стандарты, работа по переработке ГОСТ Р 6.30–2003 будет вестись в другом техническом комитете – ТК 191, занимающимся разработкой стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Это тот комитет, через который проходили стандарты по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1–2008 и др.), а также недавно утвержденный стандарт ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Читайте так же:  Оформить автокредит без первоначального взноса с

ГОСТ Р 6.30–2003 является, фактически, четвертой редакцией первых двух стандартов, разработанных еще в 1972 г.:

  • ГОСТ 6.38–72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В 1990 г. эти стандарты были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38–90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был переработан в 1997 г. (ГОСТ Р 6.30–97). В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30–2003, действующий в настоящее время.

Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, проведения работ по их обновлению, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2–2004. Стандарт предусматривает случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению (раздел 5.1 стандарта):

  • если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;
  • если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;
  • если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта), или если эти стандарты дублируют друг друга.

Ситуация, сложившаяся в настоящее время со стандартом 6.30–2003, соответствует первой из указанных причин, дающих основание для пересмотра стандарта. За время, прошедшее с 2003 года, в законодательстве в сфере информации и документации произошли серьезные изменения: был принят новый закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (27.07.2006 № 149-ФЗ), новый закон «Об электронной подписи» (06.04.2011 № 63-ФЗ), постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства), устанавливающие, в том числе, состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов, установленных Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Направления совершенствования ГОСТ Р 6.30–2003

Основные направления совершенствования ГОСТ Р 6.30–2003 определяются его содержанием. В стандарте три раздела:

в первом разделе устанавливается состав реквизитов документов; во втором –требования к оформлению реквизитов документов; в третьем – требования к бланкам документов.

Стандарт имеет два приложения:

А – схемы расположения реквизитов и Б – образцы бланков документов.

Напомним, что в предыдущих редакциях в стандарте присутствовало еще два раздела: в одном из них устанавливались правила изготовления документов средствами печатающей техники, в другом – порядок учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение из стандарта раздела о правилах изготовления документов (шрифты, интервалы, расположение реквизитов на бланке) было вызвано тем, что в конце 1980-х – начале 1990-х годов шла смена технических средств изготовления документов: пишущие машины заменялись средствами компьютерной техники, для изготовления документов применялись различные текстовые редакторы, не было единства в применении шрифтов и др. В тот момент выработать единые требования к изготовлению документов не представлялось возможным. Иная ситуация наблюдается в настоящее время: для изготовления документов и в органах власти, и в организациях применяется преимущественно текстовый редактор MS Word, имеющий стандартизованный набор шрифтов, что позволяет сформулировать основные положения в отношении применяемых для изготовления документов шрифтов, их гарнитур и размеров, а также установить межстрочные интервалы при подготовке документа и др.

Что же касается раздела, устанавливающего порядок учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, то этот раздел включать в стандарт представляется нецелесообразным, поскольку порядок использования таких бланков регламентирован Правилами делопроизводства и названными выше Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Очевидно, что основные изменения должны коснуться разделов стандарта, определяющих состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам документов.

Рассмотрим последовательно, какие положения стандарта нуждаются в изменении и какими могут быть эти изменения.

Изменения в составе реквизитов документов

Первое, на что следует обратить внимание, – это на расхождения в составе реквизитов и в ряде случаев в их названиях между ГОСТом Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства. Различия в количестве реквизитов объясняются тем, что Правила делопроизводства предназначены для федеральных органов исполнительной власти, а стандарт – для любых организаций, как государственных, так и негосударственных. Действительно, есть реквизиты, которые не используются при документировании деятельности в федеральных органах исполнительной власти (герб субъекта Российской Федерации, код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП). Поскольку сфера действия стандарта шире сферы действия Правил делопроизводства, именно стандарт должен включать реквизиты, применяемые при подготовке документов в любом органе власти и в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности.

Более того, в этой части стандарт должен быть дополнен, как минимум, двумя реквизитами, используемыми на практике, но отсутствующими в действующем стандарте, это:

  • герб (гербовый знак) или иной официальный символ муниципального образования;
  • наименование должности лица – автора документа (реквизит должностного бланка).

Стандарт в действующей редакции в перечне реквизитов содержит реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» и «герб субъекта Российской Федерации». В соответствии с действующим законодательством официальные символы (гербы, гербовые знаки) могут иметь муниципальные образования, это предусмотрено ст. 9 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»:

«Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности».

Поскольку в стандарте есть реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» и «герб субъекта Российской Федерации», считаем, что было бы правильным ввести в стандарт один реквизит, обозначающий герб, но в следующей редакции:

«герб (государственный, субъекта Российской Федерации, муниципального образования)».

Это возможно по той причине, что при подготовке документов на бланках воспроизводится изображение только одного из указанных гербов в зависимости от того, какими полномочиями и правами обладает орган власти.

Реквизит «Наименование должности лица – автора документа» действующим стандартом не предусмотрен, хотя в разделе 4 «Требования к бланкам документов» упоминаются бланки должностных лиц, а в приложении Б стандарта имеется образец бланка должностного лица. Из этого примера следует (и это подтверждает практика), что в бланке должностного лица указывается, наряду с наименованием организации (или территории, если это бланки руководителей территориальных образований), название должности лица (как правило, это должность руководителя или заместителя руководителя органа власти или организации). В отличие от ГОСТ Р 6.30–2003, Правила делопроизводства включают этот реквизит, но под названием «Должность лица – автора документа». Полагаем, что этот реквизит необходимо включить и в стандарт, но в редакции:

«Наименование должности лица – автора документа».

Состав реквизитов документов должен быть дополнен как минимум еще одним реквизитом – отметкой о конфиденциальности или грифом ограничения доступа к документу. На практике этот реквизит используется во всех органах власти и организациях, работающих с документами, содержащими информацию ограниченного доступа. В зависимости от вида информации это могут быть грифы (отметки) конфиденциальности (Для служебного пользования, Коммерческая тайна, Конфиденциально) или секретности (Секретно, Совершенно секретно, Особой важности).

В Правилах делопроизводства данный реквизит присутствует в виде «Отметки о конфиденциальности», что вполне оправдано, так как Правила делопроизводства не распространяются на документы, содержащие информацию, составляющую государственную тайну.

Напомним, что в предыдущей редакции стандарта – ГОСТе Р 6.30–97 – имелся реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»: стандарт определял место его расположения на бланке (документе) на первом листе документа, вверху справа от границы верхнего поля. Стандарт не определял языковую форму реквизита, а лишь указывал на место его расположения. Кроме того, в стандарте говорилось, что гриф ограничения доступа к документу может быть дополнен другими данными, предусмотренными законодательством об информации. Из ГОСТа Р 6.30–2003 реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» был исключен в связи с тем, что Росархив как разработчик стандарта не имел права устанавливать требования, касающиеся защиты информации, что было отмечено в процессе согласования стандарта.

Учитывая, что стандарт фактически закреплял лишь факт существования данного реквизита и место его размещения на документе, а также принимая во внимание важность этого реквизита для организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, считаем целесообразным включить его в новую редакцию стандарта при условии, что стандарт не будет устанавливать требований к содержательной части реквизита.

В действующей редакции стандарта перечень реквизитов, используемых при работе с документами, дан в последовательности их расположения в формуляре документа (см. схему расположения реквизитов в приложении А к ГОСТу Р 6.30–2003). При этом не учитывается, в каком отношении друг к другу находятся реквизиты, какую роль в делопроизводстве они играют, в каких документах используются. Систематизировать реквизиты по всем возможным основаниям – не задача стандарта. Вместе с тем, было бы полезно систематизировать по их роли в процессе документирования и последующей работы с документами. С этой точки зрения все реквизиты можно было бы разделить на несколько групп:

  1. Реквизиты бланка, включая отметки для расположения реквизитов.
  2. Реквизиты, используемые при подготовке документов (независимо от вида или разновидности документов, поскольку оформление реквизитов не зависит от того, какой документ готовится).
  3. Реквизиты, необходимые для организации документооборота и хранения документов.

В первую группу войдут такие реквизиты, как:

герб; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, отметки для реквизитов «Дата», «Регистрационный номер», «Ссылка на дату и номер документа».

Во вторую группудата документа; регистрационный номер документа; адресат; заголовок к тексту; ссылка на регистрационный номер и дату документа; отметка о наличии приложения; подпись; виза; гриф согласования; гриф утверждения; оттиск печати и др.; в третьюотметка о поступлении документа, резолюция (указания по исполнению документа); отметка о контроле, отметка об исполнении документа и направлении в дело.

Требования к оформлению реквизитов документов

Прежде всего, из новой редакции стандарта необходимо будет исключить очевидные ошибки, допущенные при подготовке ГОСТа Р 6.30–2003. Одна из таких досадных ошибок вкралась в правила оформления реквизита «Адресат» (речь идет об адресовании документа физическому лицу, то есть гражданину).

ГОСТом Р 6.30–2003 предусмотрено:

– при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией (п. 3.15 стандарта), например:

О внесении изменений в стандарт оформления документов ГОСТ Р 6.30-2003 (в порядке обсуждения)

C момента утверждения и введения в действие 6 ГОСТ Р 6.30-2003 прошло около десяти лет. Неудивительно, что за это время практика документирования значительно ушла вперед и соответственно возникла необходимость изменения стандарта. В каких случаях национальный стандарт подлежит обновлению? Что именно нужно обновить в ГОСТ Р 6.30-2003?

Попробуем разобраться вместе.

Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Историческая справка. ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее, двух стандартов 1972 г. Первыми стандартами были:

  • ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй — порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов.

Первые стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. стандарты были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт — ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Следующий этап — это обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97. В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

Как мы уже отмечали, с момента утверждения и введения в действие ГОСТ Р 6.30-2003 прошло около 10 лет, за это время практика документирования ушла вперед, поэтому назрела необходимость изменения стандарта.

Читайте так же:  Жалоба о об отмене решения

Когда государственный стандарт оформления документов подлежит обновлению?

Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, проведения работ по их обновлению, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004. Стандарт предусматривает случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению (раздел 5.1 стандарта):

  • если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;
  • если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;
  • если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта) или если эти стандарты дублируют друг друга.

Ситуация, сложившаяся в настоящее время со стандартом 6.30-2003, соответствует первой из указанных причин, дающих основание для пересмотра стандарта. Следует отметить прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с утверждением Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»), а также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.

Каким образом может быть осуществлено обновление стандарта?

ГОСТ Р 1.2-2004 установлено, что «обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) — путем внесения поправки в стандарт».

Решение о выборе варианта обновления стандарта (пересмотр или внесение изменений) принимает национальный орган по стандартизации на основании предложений разработчика стандарта, руководствуясь характером и содержанием тех изменений, которые необходимо будет внести в стандарт. Работа по пересмотру государственного стандарта оформления документов ГОСТ Р 6.30-2003 еще не началась — это дело пусть и ближайшего, но пока еще будущего. Тем не менее готовиться к этой работе нужно уже сейчас, и от того, насколько детально, всесторонне и полно будет проанализировано содержание стандарта, будет зависеть результат — предложения об изменении стандарта и выбор формы обновления, пересмотр и утверждение нового стандарта или внесение изменений в действующий стандарт. В связи с этим нужно также отметить, что национальным орган по стандартизации при пересмотре стандарта может принять решение об отмене стандарта, например, в случаях, если невозможно устранить противоречия между стандартом и действующей на момент проверки стандарта нормативной базой, техническими регламентами, провести гармонизацию с международными стандартами и т. п. В настоящее время оснований для отмены стандарта нет, поскольку нет неустранимых противоречий между положениями стандарта и требованиями нормативных документов.

Если же говорить о международных стандартах, то в настоящее время нет международных стандартов, устанавливающих конкретные требования по оформлению документов. Обычно правила и нормы, определяющие состав документов и правила их оформления, регулируются национальными нормами. Фактически об этом говорит и международный стандарт ISO 15489:2001 и идентичный ему национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: раздел 7.1 стандарта содержит положение о том, что документы создаются, поступают и используются в процессе осуществления деловой деятельности.

Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого организации должны разрабатывать и применять в том числе перечни документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы, а также решения, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать.

Конечно, форма и структура документов могут быть определены нормативными правовыми актами (и в этом случае организации применяют готовые унифицированные формы документов), но для значительной части создаваемых документов их форму и структуру определяют сами организации — авторы документов. В этом случае именно ГОСТ Р 6.30-2003 используется как единый методический инструмент для разработки бланков документов, унифицированных форм документов (шаблонов).

Проанализируем ГОСТ Р 6.30-2003 и сформулируем основные направления совершенствования данного стандарта.

Анализ ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет:

1) состав реквизитов документов;
2) требования к оформлению реквизитов документов;
3) требования к бланкам документов.

Стандарт имеет приложения: А — схемы расположения реквизитов и Б — образцы бланков документов.

И.В. Кузнецова, заместитель руководителя ведомственного архива

Сегодня, в период интенсивно развивающихся технологий в области делопроизводства, как никогда назрела необходимость актуализации нормативных актов. Справедливо отмечая основную причину необходимости пересмотра государственного стандарта оформления документов, автор статьи призывает детально, всесторонне и полно проанализировать его содержание. В продолжение этой мысли можно предложить также изучить имеющуюся практику работы на сегодняшнем этапе — этапе смешанного (электронно-бумажного) документооборота. Изменение положений стандарта на основе проведенного анализа позволит повысить эффективность документооборота, а тем, кто будет присоединяться к этому процессу, поможет сделать это быстрее и легче.

Например, сегодня, когда многие используют не только электронные документы, а так называемые документы в электронном виде, получаемые путем сканирования бумажных экземпляров, можно подумать над увеличением размеров нижнего поля. Иногда желание исполнителя уменьшить размер полей с целью вместить как можно больше текста приводит к тому, что при автоматическом сканировании часть теста не попадает в образ. Кроме того, создаются дополнительные проблемы с размещением регистрационного номера или штрихкода.

С использованием автоматических потоковых сканеров связана и проблема форматов документов. Для автоматического сканирования желательно, чтобы размер верхней границы документа соответствовал размеру верхней границы листа наиболее популярного формата А4 (210 мм). Это значительно сократило бы ручной труд, так как использование листов с меньшим размером верхнего края усложняет автоматическую обработку документов сканерами.

Поддерживая назревшую идею об электронных шаблонах бланков, исключающих необходимость их изготовления на бумажном носителе, в порядке предложенного обсуждения хотелось бы предложить подумать над отказом от использования бланка должностного лица. Не секрет, что бланк должностного лица — это скорее дань уважения статусу подписавшего. При необходимости на бланке организации с помощью электронных шаблонов могут быть выполнены соответствующие допечатки. С точки зрения экономической целесообразности дешевле использовать единый бланк организации, что особенно важно для государственных организаций.

Хотелось бы также особо отметить проводимую в статье мысль о том, что стандарты (следуя базовому значению слова) в настоящее время можно использовать как единый методический документ. В современных условиях, когда нормативно-методическая работа значительно отстает от потребностей, возможно оперативное внесение изменений в стандарт, и рекомендация по использованию его как основы для разработки собственных шаблонов документов в какой-то степени позволит сократить это отставание.

Рассмотрим последовательно, какие положения стандарта нуждаются в изменении и какими представляются эти изменения.

Состав реквизитов документов

Первое, что обращает на себя внимание, — это расхождения в составе реквизитов между ГОСТ Р 6.30-2003 и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее — Правила делопроизводства). Различия в количестве реквизитов объясняются отчасти тем, что Правила делопроизводства предназначены для федеральных органов исполнительной власти, а стандарт — для любых организаций, как государственных, так и негосударственных. Именно по этой причине различия в составе реквизитов оправданны.

Действительно, есть реквизиты, которые присутствуют в стандарте, но отсутствуют в Правилах делопроизводства по той причине, что при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти они не применяются: герб субъекта Российской Федерации, код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Поскольку сфера действия стандарта шире сферы действия Правил делопроизводства, именно стандарт должен включать весь круг реквизитов, применяемых при оформлении документов и используемых любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы. И в этой части стандарт должен быть дополнен как минимум двумя реквизитами, применяющимися на практике в документах, но отсутствующих в действующем стандарте, а именно:

  • герб (гербовый знак) или иной официальный символ муниципального образования;
  • наименование должности лица — автора документа (реквизит должностного бланка).

Стандарт в действующей редакции в перечне реквизитов содержит реквизиты Государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации. В соответствии с действующим законодательством муниципальные образования могут иметь официальные символы (гербы, гербовые знаки), это предусмотрено ст. 9 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»: «Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности».

Учитывая это, считаем правильным ввести в стандарт один реквизит — герб (государственный, субъекта Российской Федерации, муниципального образования). В соответствии с этим орган власти будет воспроизводить на бланках документов тот герб, на который имеет право.

Реквизит Наименование должности лица — автора документа действующим стандартом не предусмотрен, хотя в разделе 4 «Требования к бланкам документов» упоминаются бланки должностных лиц, а в приложении Б стандарта имеется образец бланка должностного лица. Из этого примера следует (и это подтверждает практика), что в бланке должностного лица указывается наряду с наименованием организации название должности лица (как правило, это должность руководителя или заместителя руководителя органа власти или организации). В отличие от ГОСТ Р 6.30-2003, Правила делопроизводства включают этот реквизит, но под названием Должность лица, подписавшего документ. В такой формулировке реквизит путают с реквизитом «Подпись», который в Правилах делопроизводства называется Подпись должностного лица. Во избежание путаницы реквизит, включаемый в должностной бланк, в новую редакцию стандарта, по-видимому, нужно будет включить с названием Наименование должности лица — автора документа.

В действующей редакции стандарта перечень реквизитов, используемых при работе с документами, дан в последовательности их расположения в формуляре документа (см. схему расположения реквизитов в приложении А к стандарту). При этом не учитывается, в каком отношении друг к другу находятся реквизиты, какую роль в делопроизводстве они играют, в каких документах используются. Систематизировать реквизиты по всем возможным основаниям — не задача стандарта. Вместе с тем было бы полезно систематизировать их по роли в процессе документирования и последующей работы с документами. С этой точки зрения все реквизиты можно было бы разделить на несколько групп:

  1. Реквизиты бланка.
  2. Реквизиты, используемые при подготовке документов (независимо от вида или разновидности документов, поскольку оформление реквизитов не зависит от того, какой документ готовится).
  3. Реквизиты, необходимые для организации документооборота и хранения документов.

В первую группу войдут такие реквизиты, как герб, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и др.

Во вторую группу — адресат, заголовок к тексту, ссылка на регистрационный номер и дату документа, отметка о наличии приложения, подпись, виза, гриф согласования, гриф утверждения, оттиск печати и др.

В третью группу — дата документа, регистрационный номер документа, отметка о поступлении документа, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении в дело и др.

И.Н. Мелещеня, главный эксперт-методист консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

С самого момента появления ГОСТ Р 6.30-2003 специалисты говорили о недостатках стандарта и необходимости его доработки. Однако поднятая автором статьи тема актуальна как никогда.

В настоящее время в нашей стране наблюдается значительный рост культуры работы с документами. Ушли в прошлое времена, когда этой стороне деятельности организаций не уделялось должного внимания. Повсеместно происходит внедрение систем электронного документооборота, расширяется область применения электронных документов, на должности работников служб документационного обеспечения управления все чаще принимаются квалифицированные специалисты, получившие соответствующее образование. В сложившейся ситуации все более остро ощущается нехватка нормативных документов в сфере делопроизводства и документооборота. Обновление ГОСТ Р 6.30-2003 хотя бы частично решит данную проблему. А накопленный за почти уже 10 лет опыт применения стандарта специалистами позволит создать документ, полностью соответствующий сегодняшним потребностям в данной области.

Предлагаемые изменения ГОСТ Р 6.302003, а именно систематизация реквизитов документов, уточнение правил оформления некоторых из них, включение в стандарт новых реквизитов и требований к должностным бланкам и др., несомненно, необходимы. О заинтересованности специалистов организаций различных форм собственности и сфер деятельности в этих изменениях говорит количество тем, обсуждаемых на интернет-форумах и страницах специализированных изданий.

Требования к оформлению реквизитов документов

Прежде всего из новой редакции стандарта необходимо будет исключить очевидные ошибки, допущенные при подготовке ГОСТ Р 6.30-2003. Одна из таких досадных ошибок вкралась в правила оформления реквизита Адресат (речь идет об адресовании документа физическому лицу, то есть гражданину).

ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено: при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией (п. 3.15 стандарта), например:

Читайте так же:  Навител лицензия казахстан

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Ни одного специалиста, применявшего стандарт, это положение не оставило равнодушным. Некоторые пытались подводить под это правило какую-то базу, но никакого разумного объяснения этому отделению должностных лиц от физических лиц в данном случае нет и быть не может.

Напомним, что до 2000 г. в реквизите Адресат инициалы во всех случаях ставились после фамилии лица (должностного, физического). В 2000 г. в ГОСТ 6.30-97 были внесены изменения (изменение № 1, постановление Госстандарта от 21.01.2000 № 9-ст), где, в частности, говорилось: «при адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией». Таким образом, изменение места расположения реквизитов (перед фамилией) касалось всех случаев оформления реквизита Адресат, если в реквизите указывалась фамилия лица. Но при издании ГОСТ Р 6.30-2003 была допущена техническая ошибка, которая создала совершенно ненужные трудности при оформлении документов. И хотя со времени издания стандарта прошло уже около десяти лет и многие привыкли к различиям в оформлении реквизита, эту ошибку необходимо исправить.

Требуют уточнения правила оформления некоторых реквизитов, например такого реквизита, как Гриф согласования (п. 3.23 стандарта). Устанавливая порядок оформления этого реквизита и возможные варианты, стандарт ничего не говорит о том, где, в каком месте документа может размещаться гриф согласования, в связи с чем на практике часто возникают вопросы, где должен располагаться гриф согласования: на первом листе документа вверху слева на уровне грифа утверждения, который, если это утверждаемый документ, располагается вверху справа или на последнем листе документа. Стандартом предусматривается возможность согласования проекта документа письмом или коллегиальным (совещательным) органом (в этом случае в грифе согласования дается ссылка на протокол заседания), но не содержится никаких указаний, прилагаются ли к документу соответственно письмо, протокол (выписка из протокола) или нет.

Более четкие правила предусмотрены стандартом в отношении оформления виз на документе (отметок о внутреннем согласовании), но в связи с переходом на электронный документооборот возникает потребность регламентировать порядок визирования электронных документов и в случаях, когда используется только документ на электронном носителе (то есть аналог на бумажном носителе не создается) и когда имеется электронный документ и подлежащий хранению подлинник на бумажном носителе.

Требует уточнения и вопрос оформления заголовка к тексту. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие правила (п. 3.18): «Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта».

Кроме того, в соответствии со схемами расположения реквизитов (приложение А к стандарту) заголовок к тексту располагается под реквизитами бланка, от границы левого поля, например, в письме:

Аналогичным образом оформляется заголовок к тексту и в таких документах, как приказ, распоряжение, постановление, справка, докладная записка, служебная записка и др. Но имеется достаточно большая группа документов (устав, положение, правила, регламент, инструкция, договор и др.), которые не имеют заголовка к тексту в той форме, которая предусмотрена стандартом, а имеют наименование, в котором название вида документа и краткое содержание документа слиты в одно целое, например:

Такие документы часто имеют титульный лист, и название документа печатается на титульном листе как одно целое. С позиций действующего стандарта такие наименования документов с тесно слившимися частями и составляющими единое целое вообще не представляется возможным как-то квалифицировать. Получается, что стандарт не содержит правил оформления наименований значительной части документов.

Еще один вопрос, нуждающийся в дополнении, — это оформление отметки о наличии приложения. Несмотря на то, что оформление этого реквизита детально регламентировано стандартом, в предлагаемых стандартом вариантах не предусмотрены ситуации, возникшие в последние годы, когда документы, пересылаемые с сопроводительным письмом, записаны на диск, дискету, флеш-карту. Как оформить отметку о наличии приложения, если прилагаемые документы записаны на электронный носитель? Достаточно ли в отметке о наличии приложения указать только вид носителя и количество носителей? Если на носителе записано несколько документов или много документов, нужно ли указывать их названия и, если да, то где и в какой форме это делать? Все эти вопросы, безусловно, требуют обдумывания, решения в целях выработки единых правил оформления и закрепления в стандарте.

Требования к бланкам документов

Выше отмечалась необходимость введения в стандарт еще одного реквизита — Наименование должности лица — автора документа. В связи с этим потребуется в разделе стандарта, устанавливающего требования к бланкам, определить состав реквизитов должностного бланка (в действующей редакции стандарта этого нет). Кроме того, необходимо будет дать образцы должностных бланков, поскольку состав реквизитов должностных бланков и последовательность их расположения различаются в зависимости от того, является ли должностное лицо руководителем (заместителем) организации или руководителем (заместителем) территориального органа власти. Если с должностными бланками руководителей (заместителей) организаций все ясно (реквизиты должностного бланка располагаются в последовательности: наименование организации, наименование должности лица — автора доку-мента), то с бланками руководителей (заместителей) территориальных органов такой ясности нет. На практике встречаются два варианта бланков; в одном случае реквизиты бланка располагаются в последовательности: наименование терри-тории, наименование должности лица — автора документа, в другом — наименование должности лица — автора документа с указанием названия территории. Приведем пример бланка главы субъекта Российской Федерации:

Пермский край Губернатор

Губернатор Пермского края

В действующей редакции стандарта в разделе «Требования к бланкам документов» были допущены ошибки при перечислении реквизитов общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документов (раздел 4.7 стандарта), что вызывает немало вопросов у специалистов при разработке бланков документов.

Например, в бланк письма включены реквизиты Место составления или издания документа (реквизит 14), Отметка о контроле (реквизит 19), в то время как ни тот, ни другой в бланках писем не используются. К сожалению, эта ошибка не единственная.

При пересмотре стандарта необходимо будет решить вопрос использования общего бланка. В настоящее время общие бланки применяются исключительно в органах власти и весьма ограниченно. Общий бланк — это бланк, содержащий фактически только наименование организации — автора документа, поэтому он может использоваться для подготовки различных документов (протоколов, актов и др.), при этом название вида документа впечатывается в общий бланк при оформлении документа. Поскольку общие бланки использовались для подготовки, главным образом, внутренних документов, организации в большинстве своем отказались от общих бланков в пользу компьютерных (электронных) шаблонов конкретных видов документов.

Использование электронных шаблонов бланков, исключающих необходимость изготовления бланков на бумажном носителе, — еще один вопрос, который тоже должен найти отражение в новой редакции стандарта.

И еще один вопрос, который также может быть предметом регулирования в стандарте, — язык (языки), которые могут использоваться в бланках. В действующей редакции стандарта предусмотрена возможность использования бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и языке субъекта Российской Федерации. При этом реквизиты бланка печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. В редакциях стандарта 1990 и 1997 гг. содержались положения об использовании бланков на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами. Из стандарта 2003 г. эти положения были исключены, между тем для организаций, ведущих переписку с иностранными компаниями, это вопрос актуальный. Многие организации используют бланки только на одном из иностранных языков (как правило, это английский язык), чем нарушают законодательство Российской Федерации об использовании русского языка как языка официального общения (Закон Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»; Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»).

В частности, Федеральным законом «О государственном языке Российской Федерации» (ст. 3) предусмотрено, что государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства.

В связи с этим положение, предусматривающее использование бланков на двух языках (например, русском и английском) для ведения переписки, соответствовало бы норме закона.

Рассмотренные в данной статье соображения об изменении ГОСТ Р 6.30-2003 носят дискуссионный характер, и, поскольку работа о подготовке изменений еще только предстоит, разработчики стандарта заинтересованы во мнении специалистов -как по тем вопросам, которые были рассмотрены, так и по тем, которые не нашли отражения в статье.

В.И. Андреева, канд. ист. наук, проф. каф. трудового права и права социального обеспечения РАП

Необходимость серьезной переработки ГОСТ Р 6.30-2003 не вызывает сомнений. Имеющиеся в этом документе ошибки и пробелы давно обсуждаются специалистами-документоведами и практиками — работниками служб документационного обеспечения управления (ДОУ).

Прежде всего, большинство практиков совершенно справедливо задают вопрос: как относиться к требованиям стандарта, если они являются, как сказано в ГОСТе, рекомендуемыми? Применять их, т. е. оформлять реквизиты документов в соответствии с указаниями стандарта или проигнорировать как необязательные? Напомним, что во всех толковых словарях русского языка (В.И. Даля, Д.Н. Ушакова, С.И. Ожегова и Н.Ю. Шведовой, Т.Ф. Ефремовой и др.) под словом «требование» одинаково понимается то, что является обязательным, а не рекомендательным:

  • «правило, требующее строгого выполнения; то, чему следует неукоснительно подчиняться»;
  • «норма, совокупность условий, которым кто-нибудь должен или что-нибудь должно соответствовать»;
  • «правило, условие, обязательное для выполнения».

Следует согласиться с мнением о том, что нет оснований для отмены имеющегося стандарта и замены его новым, однако актуально проведение работы по совершенствованию его содержания. Направления этой работы, в целом, верно определены в публикуемой статье.

Действительно, целесообразно дополнить стандарт названными в статье реквизитами, к перечню которых можно было бы добавить и некоторые другие, широко применяющиеся в практике, например «визу ознакомления с документом», «гриф ограничения доступа к документу».

Безусловно, должны быть исключены все допущенные в тексте стандарта ошибки и неточности при описании оформления реквизитов («адресат», «гриф согласования документа», «заголовок к тексту» и др.).

Как справедливо отмечено в статье, для некоторых реквизитов в современных условиях необходимо более полное изложение правил их оформления («отметка о наличии приложения» при пересылке документов на электронных носителях). Кроме того, требуется разъяснить порядок простановки на документах оттиска печати, предусмотреть полистное подписание многостраничных документов, обсудить возможность применения в документах на бумажном носителе механических аналогов собственноручной подписи и т. д.

Что касается систематизации реквизитов и деления их на группы, то наиболее важным представляется выделение реквизитов, связанных с приданием документу юридической силы, и установление правил их оформления.

Много вопросов возникает и при проектировании бланков документов: по их видам, составу реквизитов, способам изготовления и порядку применения. В обновленном стандарте эти вопросы должны найти свое разрешение как с учетом сложившейся практики, так и с учетом повсеместного перехода к системам электронного документооборота.

Следует заметить, что действующий стандарт ориентирован на оформление документов на бумажном носителе, в то время как постоянно расширяется сфера использования в управлении электронных документов.

В целом хотелось бы отметить, что задача обновления стандарта, связанного с оформлением документов, очень актуальна и своевременна и, думается, вызовет широкий отклик у специалистов, работающих в данной области.

В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

«Современные технологии документооборота и делопроизводства»- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Похожие статьи:

  • Налог на имущество расчет по остаточной стоимости Налог на имущество организации Большинство организаций должны платить налог на имущество. Так как налог региональный, ставки будут зависеть от места регистрации компании. Ниже рассмотрим основные моменты, на которые важно обратить внимание при расчете и уплате. Все […]
  • Уголовный кодекс 1980 года Уголовный кодекс РСФСР от 27 октября 1960 г. (УК РСФСР) (с изменениями и дополнениями) (утратил силу) Уголовный кодекс РСФСР от 27 октября 1960 г. С изменениями и дополнениями от: 25 июля 1962 г., 6 мая, 14 октября 1963 г., 16 января, 3 июля 1965 г., 18 марта, 4 […]
  • Судебные приставы свердловской области железнодорожного района Железнодорожный Районный отдел судебных приставов г.Екатеринбурга Свердловской области Адрес: 620219, Россия, г. Екатеринбург, ул. Мамина-Сибиряка, д. 85, Время работы: каждый вторник с 9 до 15, каждый четверг с 14 до 18 Телефон для справок: […]
  • Математические основы информатики учебное пособие Математические основы информатики. Элективный курс: Учебное пособие. Андреева Е.В., Босова Л.Л., Фалина И.Н. Учебное пособие входит в УМК для старших классов наряду с методическим пособием и хрестоматией. Материал раскрывает взаимосвязь математики и информатики, […]
  • Бланк договора дарения комнаты Договор дарения комнаты в коммунальной квартире _____________________________________________________(место и дата заключения договора прописью) Мы, гр. РФ _________________________________________ __________________________________________________и гр. РФ […]
  • Медико социальная экспертиза г владимир "Главное бюро медико-социальной экспертизы по Владимирской области" Горячая линия+7(4922) 77-87-58 Бюро медико-социальной экспертизы Наименование бюро МСЭ, адрес Руководитель бюро медико-социальной экспертизы, врач по МСЭ Административно-территориальные единицы, […]