Пакет документов для договора поставки товаров

Перечень документов для заключения договора поставки

Особенности договор поставки

Договором поставки является определенное соглашение, заключаемое между сторонами, согласно которому одна сторона обязуется поставить, а другая принять определенный товар (ст. 506 ГК РФ).

Отличием данного вида договора от договора купли-продажи является то, что поставляемая продукция используется приобретающей ее стороной в предпринимательской деятельности. Иными словами, указанный товар нельзя использовать в личных, а также бытовых целях.

Помимо указанного, одной из сторон договора всегда является лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность.

Обязанность по передаче товара всегда возникает в обусловленный в соглашении срок.

Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя

При подписании договора поставки стороны, как правило, обмениваются определенным пакетом документов.

На законодательном уровне такая обязанность по представлению бумаг не установлена, для возникновения договорных правоотношений достаточно составления самого договора.

Однако представление бумаг и их дальнейшее изучение помогает сторонам:

  1. Проверить надлежащий порядок регистрации, а также изучить законность всех вносимых изменений в учредительные документы.
  2. Выяснить, не является ли фирма, с которой планируется заключение договора, однодневкой, иными словами, проверить благонадежность контрагента. О том, как это сделать, рассказывается в статье Как проверить благонадежность контрагента?.
  3. Убедиться в платежеспособности стороны.
  4. Выяснить наличие судебных разбирательств с участием контрагента.

По мнению контролирующих органов, указанные действия необходимо совершать каждому благоразумному участнику гражданского оборота, оценивая налоговые риски сделки (п. 12 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/[email protected]).

Список необходимых для сделки документов

Поскольку запрос о представлении бумаг является правом, а не обязанностью, то и список может быть любым. Состав его определяется обычно в локальных актах организации.

Изучить информацию о контрагенте можно посредством запроса следующих документов:

  1. Учредительных, а именно:
    • устава предприятия со всеми зарегистрированными в нем изменениями;
    • договора об учреждении или учредительного договора;
    • протокола или решения о выборе (назначении) единоличного исполнительного органа, иными словами, руководителя предприятия.
  2. Свидетельства/выписки о госрегистрации фирмы.
  3. Свидетельства/выписки о постановке на налоговый учет.
  4. Недавно выданной выписки из ЕГРЮЛ.
  5. Документов (лицензий, сертификатов), дающих право на осуществление особых видов деятельности, продажу особых товаров.
  6. Бухгалтерского баланса за последний отчетный период.

Указанный перечень документов не является исчерпывающим, и стороной по договору могут быть запрошены иные бумаги.

Перечисленные документы должны быть представлены в виде заверенных надлежащим образом копий (печатью при ее наличии, а также подписью с расшифровкой лица, осуществляющего их заверение).

Документы для заключения договора — это определенный пакет, который стороны представляют друг другу перед подписанием сделки. Приведенный в статье перечень не является унифицированным, поскольку обязанность сторон по совершению указанных действий на законодательном уровне не установлена.

Документы для поставки товара под реализацию (ИП)

У меня ИП, мне необходимо поставить товар «под реализацию» в магазин партнёра (оплата партнёром после продажи товара).

Товар — детская коляска с некоторыми доработками (сама коляска — от другого поставщика, мы делаем выполняем только доработки).

1. Подскажите, пожалуйста, каких документов достаточно для поставки товара «под реализацию» — достаточно ли будет договора, или потребуются/желательны и другие документы?

2. Каким образом (наиболее оптимально) провести оплату после того, как товар реализован партнёром — достаточно ли будет выставить в его сторону счёт?

3. Зависит ли список документов для вопросов, указанных выше, от формы юридического лица партнёра (ИП/ООО и т.д.).

Ответы юристов (3)

1. Подскажите, пожалуйста, каких документов достаточно для поставки товара «под реализацию» — достаточно ли будет договора, или потребуются/желательны и другие документы?

Вам обязательно нужно заключить договор. В зависимости от выбранных условий это может быть договор поставки или агентский договор. Агентский договор (или договор комиссии) на мой взгляд здесь подходит больше.

К договору как минимум нужно будет оформить накладную (или акт приема-передачи), который будет подтверждать, что вы передали товары на реализацию. По мере реализации магазин может выставлять вам отчет агента (или другой аналогичный документ, если это будет установлено по условиям договора)

2. Каким образом (наиболее оптимально) провести оплату после того, как товар реализован партнёром — достаточно ли будет выставить в его сторону счёт?

Можно и без счета. Просто по мере реализации магазин перечисляет вам средства за реализованный товар. Агентским договором можно предусмотреть условие о том, что магазин будет удерживать из этой суммы свое вознаграждение.

3. Зависит ли список документов для вопросов, указанных выше, от формы юридического лица партнёра (ИП/ООО и т.д.).

Никак не зависит.

Есть вопрос к юристу?

Для поставки товара под реализацию необходимо в договоре поставки предусмотреть условия оплаты после того, как Ваш покупатель реализует товар.

Пример договора прикрепляю.

1. Подскажите, пожалуйста, каких документов достаточно для поставки товара «под реализацию» — достаточно ли будет договора, или потребуются/желательны и другие документы?
Сергей

А уж если покупатель потребует другие документы в зависимости от характера товара, то возможно по договоренности с покупателем можно дополнить и иными документами (сертификаты, например, и т.п.).

Всё зависит от договоренности с покупателем, а именно, что он с Вас затребует.

2. Каким образом (наиболее оптимально) провести оплату после того, как товар реализован партнёром — достаточно ли будет выставить в его сторону счёт?
Сергей

Как будет предусмотрено договором, так и будет производиться оплата. Например, посмотрите в прикрепленном проекте договора. Можно выставлять счет, можно и без счета.

Читайте так же:  Петрова си закон о государственной гражданской службе

3. Зависит ли список документов для вопросов, указанных выше, от формы юридического лица партнёра (ИП/ООО и т.д.).
Сергей

Может зависеть только от того, на какой системе налогообложения находится Ваш покупатель, какие именно ему требуются документы.

Уточнение клиента

Большое спасибо за развёрнутый ответ, по заданным ранее вопросам всё понятно.

Подскажите, пожалуйста, требуется ли, в моём случае, кассовый аппарат для продажи данного товара (коляска + пластиковая конструкция) через моих партнёров: ИП, OОО?

17 Марта 2017, 04:44

Кассовый аппарат вам может понадобиться только если вы будете получать от магазина наличные. Если расчеты между вами будут производится только по расчетному счету, то кассовый аппарат не нужен.

Непосредственно расчеты с покупателем будут производится магазином. Поэтому именно он должен применять кассовый аппарат.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Пакет документов для заключения договоров

Уважаемые знатоки, ответьте, пожалуйста, на вопрос.
Какие документы организация обязана предоставить с 2008 года при заключении договоров, а какие необязательно?
Где об этом можно прочитать, может есть какое свежее постановление или письмо?
Какой пакет документов необходим организации для «правильного» заключения договора?
При перезаключении последнего договора с одним из поставщиков были запрошены данные вплоть до прописки директора.

Обязанности по предоставлению документов нет, За исключением некоторых случаях, когда договоры заключаются по итогам торгов.
А так обычно в рамках заключения договора могут предоставляться:
1. Документы подтверждающие правоспособность юридического лица.
2. Документы подтверждающие права физического лица действовать от имени юридического лица.
3. В случае если деятельность подлежит лицензированию, то лицензию на данный вид деятельности.
4. В некоторых случаях документы, подтверждающие одобрение совершаемой сделки юридическим лицом.
5. В некоторых случаях документы, подтверждающие, что лицо владеет чем то на законных основаниях..
6. Иные документы, которые указанны в конкурсной документации.

Более подробно узнать можно почитав ГК РФ, Законы: об АО, об ООО, О защите конкуренции, «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».. и т.п.

Спасибо за ответ.

Если Ваш партнер (новый) запросил массу документов связанных с Вашей деятельностью (учредительные документы, балансы и т.д.) и такой запрос обосновывает необходимостью проверить Вас на надежность, Вы должны знать, что его цель может быть не заключение договора, а получение информации для последующего «рейда».
Так любят делать крупные Акулы. Просят у «жертвы» информацию необходимую для оценки бизнеса подвидом необходимости оценки контрагента по важному контракту, «жертвы» на радостях что с ними хочет работать «крупный холдинг» все предоставляют, но вместо желаемого выгодного контракта, получают молниеносную «рейд-атаку».
Но может это все не про Вас и я просто перестраховщик.

Согласна со всеми ранее высказавшимися.
От себя добавлю, если это договор поставки да еще и с отсрочкой платежа или подобным (консигнация/реализация/товарный кредит и т.п.) — поставщики часто страхуются таим образом от кидалова. Право Ваше — заключать с таким поставщиком договор или нет. Он у него. скорее всего, стандартный, и под вас такие существенные условия (приложения как-то копия паспорта руководителя и прочее) править не будут.
Я раньше тоже возмущалась. ругалась с такими. Потом опыт все расставил по местам — если у меня требуют такие доки — я предоставлю. конечно. Но как правило. такой поставщик крайне забюрократизирован по всем параметрам. И оказывается, что работать с ним неудобно. По иным причинам. не только из-за затребованных документов.
Так что таких перцев в базе поставщиков у меня необходимый минимум.
Их тоже можно понять. Компания большая. товар манагеры раздадут — а с кого спросить. Так хоть по адресу руководителя позвонят. Если повезет дело возбудят хотя вряд ли. Перестраховываются.

В жилищно-коммунальном и сырьевом секторе гораздо больше специфики.

Пакет документов для договора поставки товаров

Требовать вы можете что угодно и у кого угодно, но юридической обязанности предоставлять любому обратившемуся лицу копии учредительных документов не существует, поэтому это вопрос деловой практики конкретной организации.

В действующем законодательстве предусмотрены следующие обязанности (применительно к АО и ООО):

1) п. 4 ст. 11 ФЗ «Об АО» — по требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему.

(обязанность предоставить возможность ознакомиться с уставом не тождественна обязанности предоставить копии устава).

2) п. 3 ст. 12 ФЗ «Об ООО» — по требованию участника общества, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с учредительными документами общества, в том числе с изменениями.

(обязанность предоставить возможность ознакомиться с уставом не тождественна обязанности предоставить копии устава).

3) п. 8.1.1. Приказа ФСФР «ОБ утверждении положения о раскрытии информации . » — открытое акционерное общество, а также закрытое акционерное общество, осуществившее (осуществляющее) публичное размещение облигаций или иных ценных бумаг (далее для целей настоящей главы Положения именуются вместе акционерные общества), помимо иной информации, предусмотренной настоящим Положением, обязаны раскрывать:
в) устав и иные внутренние документы акционерного общества, регулирующие деятельность его органов.
Акционерные общества обязаны раскрывать информацию о содержании своих уставов со всеми внесенными в них изменениями и/или дополнениями.
Акционерное общество обязано опубликовать текст устава акционерного общества на странице в сети Интернет не позднее 2 дней с даты, определенной в соответствии с пунктом 8.1.2 настоящего Положения.

(здесь речь идет только об АО осуществляющих выпуск облигаций, ОАО и ЗАО осуществляющих выпускающих акции по открытой подписке, причем устав подлежит опубликованию в сети Интернет).

Таким образом, юридической обязанности предоставлять Вам копии учредительных документов у ваших контрагентов не существует, что влечет два следствия:

1) Их невозможно юридически заставить это сделать (например, в суде).
2) Если они откажут Вам, они не будут нести за это никакой юридической ответственности.

Читайте так же:  Субсидия на оплату коммунальных услуг в 2019 году омск

Однако, законодательство РФ (в частности, ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и Постановление Правительства РФ о порядке ведения ЕГРЮЛ) предоставляет Вам возможность получить копии учредительных документов (а также копию свидетельства о государственной регистрации) любого юридического лица абсолютно легально, сделав запрос в налоговый орган по месту регистрации этого юридического лица (либо в специализированную инспекцию по регистрации юрлиц, в Москве № 46, в СПб № 15). За предоставления копий документов, хранящихся в регистрационном деле юридического лица взимается плата — 200 р. за 1 документ, срок изготовления — 7 дней, 400 р. за один документ — срок изготовления не позднее следующего рабочего дня.

Документы, необходимые для заключения договора

Перечень документов необходимых для заключения договора поставки для Индивидуальных предпринимателей:

1. Копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ (ИНН)

2. Копия Свидетельства о внесении записи в Единый реестр индивидуальных предпринимателей (ОГРН)

3. Копия паспорта (1-3 стр.)

4. Схема проезда в соответствии с адресом доставки.

5. Копия договора аренды нежилого помещения (здания) если ИП является Арендатором.

6. Документы, подтверждающие полномочия лица имеющего право заключать договор (доверенность)

Перечень документов необходимых для заключения договора поставки для Юридического лица:

1. Копия Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц (ОГРН)

2. Копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица образованного в соответствии с законодательством РФ по месту нахождения на территории РФ.(ИНН/КПП)

3. Копия Устава в действующей редакции — 1,2,3 и последняя страница а также изменения к нему.

4. Схема проезда в соответствии с адресом доставки.

5. Копия протокола (решение)о назначении руководителя организации.

6. Копия договора аренды нежилого помещения (здания) если Юридическое лицо является Арендатором.

7. Копия паспорта директора (1-3стр.)

8. Копия Учредительного договора в действующей редакции и изменения к нему.

9. Документы, подтверждающие полномочия лица имеющего право заключать договор (доверенность).

Какие документы включить в список проверки для договора поставки

Покупатель не уточнил в договоре требования к товару и получил продукцию, которая не была нужна. Поставщик выполнил обязательства, но не вписал в условия неустойку за просрочку оплаты и не смог взыскать ее в суде. Что входит в список документов для договора поставки, какие документы проверить перед сделкой и в ходе исполнения, чтобы избежать проблем.

Когда стороны заключают сделку по поставке, они должны учитывать специфику и последствия. Документы по сделке понадобятся обеим сторонам. Они помогут компании защититься, когда возникнет необходимость:

  • отстоять интересы в спорах с налоговыми органами, если те усомнятся в реальности хозяйственных операций;
  • включиться в реестр кредиторов, когда в отношении покупателя началась процедура банкротства;
  • доказать качество, истечение или продление гарантийного срока, комплектность и другие условия.

Разберем, какой список документов нужно подготовить для заключения договора поставки и какие бумаги на товар запросить от поставщика при получении груза.

Статьи о поставке в журнале «Юрист компании»

В список для проверки перед заключением договора поставки входят учредительные документы поставщика

Для заключения договора потребуется провести проверку контрагента (п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53). Как правило, документы предоставляет поставщик. Запрашивается стандартный пакет, который включает:

  • устав,
  • выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП,
  • бухгалтерский баланс,
  • копию ОГРН и ИНН.

Такой перечень поможет убедиться, что контрагент:

  • ведет деятельность (сведения о нем есть в реестре);
  • совершают сделку без превышения полномочий (если поставка крупная, то можно запросить решение);
  • обладает средствами на оплату, покупку и т. д.

В некоторых фирмах проверка уставных документов – первый этап по работе с договором. Если в компании действует электронный документооборот, инициатор загружает в систему документы. Когда юрист делают заключение о добросовестности контрагента, инициатор получает возможность добавить текст соглашения для проверки.

Сведения из баланса полезны обеим сторонам соглашения. Покупатель видит обороты поставщика. Если последний не ведет деятельности, нет перечислений средств, лучше работать без предоплаты. Проверка поможет избежать споров об истребовании неосновательного обогащения. Поставщику баланс покупателя также скажет о финансовом состоянии и платежеспособности контрагента.

Если времени мало, а контрагент представляет интерес, можно получить информацию на Федресурсе и посмотреть картотеку арбитражных судов на предмет споров об оплате, качестве поставке и т.д.

Проверка учредительных документов позволят правильно прописать реквизиты стороны в договоре и избежать ошибки при проведении банковских операций.

Например, компания перевела деньги на счет поставщика, но тот не исполнил обязательство. Покупатель обратился в суд и потребовал вернуть неосновательное обогащение. Получатель средств заявил, что счет на оплату не выставлял, поставкой строительных материалов не занимается, обязательств перед истцом не имеет, в банке, реквизиты которого указаны в платежном поручении, никогда счетов не имел. В деле отсутствовали документы, которые могли свидетельствовать о наличии коммерческих и хозяйственных взаимоотношений между сторонами. Дело вернулось на новое рассмотрение, суд предложил истцу дать дополнительные пояснения об обращении в банк (постановление АС Московского округа от 23.03.2016 № Ф05-2490/2016 по делу № А40-134998/2015).

При заключении сделки по поставке проверьте договор, а при получении товара – первичные документы

Следующий документ, который запрашивается на проверку перед поставкой – проект договора. Часто его предоставляет поставщик, так как для него поставка – это основная деятельность. Если фирма небольшая, у нее может не быть специально разработанной формы договора. В этом случае грамотно подготовить соглашение придется юристу покупателя.

Можно использовать типовую форму, а точные сроки, адреса и наименование товара указывать в спецификациях и заявках. Однако из-за такого оформления в случае споров могут быть проблемы. Менеджеры нередко не придают значения своевременной подготовке и проверке документов к сделке на поставку. Если заявки на продукцию не будут оформляться в письменном виде, предъявить претензии по количеству и сроку не получится. Кроме того, появятся налоговые риски. ФНС может сделать вывод, что общество в действительности не вело хозяйственные операции, доначислить налог и взыскать штраф.

Читайте так же:  Пособия по ухо

Например, компания не смогла оспорить решение ФНС. Налоговый орган доначислил НДС, пени, штраф. Он посчитал, что компания не совершала сделок. Товарно-транспортные накладные не оформлялись, спорные операции не подтверждались иными документами. Заявок на оказание транспортных услуг в письменном виде также не было. Заявитель не смог подтвердить наличие товара на складе (постановление АС Центрального округа от 17.01.2017 № Ф10-5068/2016 по делу № А09-14907/2015).

Чтобы грамотно составить договор между поставщиком и покупателем, необходимо участие специалиста отдела снабжения или другого ответственного лица. Типовая форма договора может не учитывать ряд условий, например:

  1. Договор заключается в регионе, где цены ниже. В этом случае поставщик не согласится на высокие штрафные санкции, которые прописал юрист московской компании.
  2. Типовая форма составлялась для поставки на крупный объект, где фирма покупателя могла обеспечить нахождение представителя поставщика. Оставлять такое условие для разовой поставки незначительного товара нецелесообразно.

Поэтому к проверке документов для заключения договора поставки лучше привлечь менеджера. Он может указать на обстоятельства, о которых не знает юрист. Например, указать на необходимость определить конкретные сроки поставки (в определенный промежуток или исключая ночное время, чтобы не нарушать законодательство и не шуметь).

Какие документы, кроме договора, нужны для поставки

Когда речь идет о получении товара по поставке, документами занимается не юрист, а бухгалтер. В правовой отдел первичная отчетность поступает, если возник спор или нужно готовить претензию. От поставщика компания получает сопроводительные документы на поставку товара. О факте поставки будут свидетельствовать накладные:

  1. Товарно-транспортная накладная – документ для учета движения товарно-материальных ценностей, по автомобилям, работающим по сдельным тарифам, также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы (п. 6 инструкции Минфина СССР № 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР №N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 (ред. от 28.11.1997). Такая накладная является единственным документом, который служит для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.
  2. Если речь не идет о доставке, на товар оформляется товарная накладная (форма, утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).

Поставщики часто сталкиваются с проблемой при взыскании задолженности. Они не уделяют должное оформление первичной документации и договору. Например, стороны не указывают в соглашении, что грузополучателем будут третьи лица. Поставщик отгружает им товар, они расписываются в накладных. Когда приходит срок оплаты, компания-покупатель заявляет, что она ненадлежащий ответчик, товар не получала и не фигурирует в документах. Чтобы взыскать оплату, поставщик доказывает сложившуюся деловую практику.

Взыскать долг возможно, если документы оформлять надлежащим образом.

Например, поставщик истребовал задолженность. В товарных накладных в качестве грузополучателя указаны третьи лица, но в каждом случае в графе «грузополучатель» указывалось наименование покупателя по договору «для ООО такого-то». Суд сделал вывод, что в каждом случае грузополучателем, фактически принимавшим товар, являлся ответчик (постановление АС Московского округа от 24.05.2018 № Ф05-5905/2018 по делу 3 А40-123188/2017).

Доказать сделку поможет также факт оплаты за третьи лица и наличие доверенности от покупателя. Опасно отгружать товар иным грузополучателям, если в документах ничего не указывает на их связь с покупателем по соглашению. Можно предъявить иск им, но такие лица могут оказаться банкротами, у которых нет имущества для удовлетворения требований кредиторов. Поставщик рискует втянуться в бесперспективный процесс в одной из очередей кредиторов.

Документы на поставку могут понадобиться, если возник спор с другими компаниями.

Приведем абстрактный пример. Поставщик привез компании материалы для установки забора. У поставщика и покупателя друг к другу претензий не возникло. Работы по монтажу ограждения провела другая компания, подрядчик. Она потребовала оплатить не только работы, но и стоимость самого забора. Чтобы разрешить спор и вычесть ее из предъявленной к оплате документации, потребуются документы на поставку. Если при их оформлении допустили ошибку (например, поставщик – ООО, а в документах фигурирует как АО), юристу покупателя придется делать запрос на дубликат накладных и откладывать процесс. Поэтому при получении товара нужно убедиться, что все оформили правильно.

Похожие статьи:

  • Беларусь льготы инвалидам 3 группы Льготы, предоставленные инвалидам в Беларуси в 2019 году Инвалиды, проживающие в Беларуси, являются незащищенной категорией населения, поэтому государство взяло на себя заботу об их материальном обеспечении. Однако инвалидность бывает разная. Если с 3-й группой еще […]
  • Распечатать договор к счету Счет-договор (бланк и образец) Бланк счета-договора Не во всех случаях хозяйственных взаимоотношений есть необходимость составления большого многостраничного договора. Иногда достаточно выставления счета одной стороной и оплаты его другой. Но в некоторых ситуациях […]
  • Увольнение беременного директора В каких случаях можно уволить беременную женщину. Судебная практика Законодательство защищает права беременных женщин очень основательно. По нормам статьи 261 Трудового кодекса РФ работодатель может уволить беременную сотрудницу по своей инициативе в связи с […]
  • Образцы заявлений на возврат денежных средств за осаго Как написать заявление на возврат КБМ по ОСАГО? Главная » ДТП » Возмещение ущерба от ДТП » Как написать заявление на возврат КБМ по ОСАГО? Если говорить о страховании, то ОСАГО на сегодняшний день является обязательным видом страхования для автовладельцев РФ. Тарифы […]
  • Возврат автомобиля на гарантии Возврат автомобиля по гарантии Возврат автомобиля по гарантии может потребоваться, даже если автомобиль был куплен в известном автосалоне. Чаще всего это происходит из-за дефектов, которые проявляются спустя какое-то время. И если нет желания постоянно тратить свои […]
  • Восстановить утерянные документы на квартиру Как и где восстановить документы на квартиру при утере? Пропажа документов на квартиру – весьма неприятное происшествие. Однако своевременные и правильные действия помогут минимизировать затраченное время и средства на восстановление документов и исключить возможный […]