Отчетность супермаркета

Ежедневные рабочие отчёты: Как узнать, что сделали по итогам дня ваши подчинённые

Евгений Севастьянов

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

Один из соавторов книги «Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни»: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

кому: собственникам, топ-менеджерам

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” — такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”. Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

  • Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)” .
  • Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “Ежедневное и еженедельное планирование: Как разбирать, оценивать и анализировать планы сотрудников”.
  • Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
  • Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Ключевые принципы рабочих отчётов

  1. Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
  2. Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
  3. Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
  4. Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
  5. Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
  6. Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

  • 100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
  • Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
  • Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
  • Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
  • Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты — “как на ладони” по итогам каждого дня.
  • “Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
  • Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

  • Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
  • Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
  • Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
  • Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, — всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Требования к составу рабочего отчёта

  1. Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
  2. Достигнутый результат. (пример: «Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров»). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.
    • Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
    • Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
    • Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
    • При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
  3. Время, затраченное на выполнение задачи. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.
    • Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Пример результата задачи

Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

  • В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
  • В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
  • Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило — 07:19. В «Часы за свой счет» писать «00:41» плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
  • Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
  • В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
  • Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.
Читайте так же:  Какие требования предъявляются к стрелочным переводам

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

  1. Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
  2. Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: разделить на .

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника”.

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день — вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.

Суперотчеты для супер работы магазина

Есть масса методик и инструментов, помогающих предпринимателю повышать доходность дела. Однако, есть кое-что еще, что делает ведение бизнеса проще и понятнее, что помогает отслеживать любые действия и изменения, своевременно реагировать на них. Разумеется, речь идет об отчетах, которые используют в конкретном магазине. В этой статье рассмотрим несколько вариантов, в том числе и опыт зарубежных коллег

Одна из главных целей бизнеса — получение прибыли. Ведущие специалисты назовут десятки методик и всевозможных инструментов, с помощью которых предприниматель сможет повысить доходность своего бизнеса. Однако, на практике, большая часть из них оказывается довольно дорогостоящими и малоэффективными.

Бизнес.Ру — это безопасная онлайн-система для легкого управления бизнесом. Наши аналитики и разработчики учли массу нюансов, которые зачастую упускают и коучи, а, по итогу, предприниматели.

С перечнем стандартных отчетов знакомы большинство предпринимателей, но есть и такие, которые являются «бойцами невидимого фронта» и не всегда принимаются всерьез:

1. Отчет о возвратах

Такая отчетность носит несколько негативный оттенок, но такой вид отчетов позволяет предпринимателю видеть недоработки и оперативно их исправлять.

В результате работы в этом направлении повышается качество товара или оказанных услуг, следовательно, увеличивается доходность бизнеса.

Отчет о возвратах фиксирует в базе всю информацию о товарах, которые были по тем или иным причинам возвращены покупателем.

Анализ возвратов позволит предпринимателю увидеть полную картину о том, какие товары имеют низкое качество и часто возвращаются покупателями, по каким причинам и как часто это происходит. На первый взгляд незначительная мелочь, но она дает понимание о том, какие товары лучше всего вывести из оборота, тем самым снизив убытки

В подтверждение вышесказанного, покажем на практическом примере составление отчета о возвратах.

Условно, мы представляем собой фирму, которая занимается розничной продажей офисной техники. Нашими клиентами стали некие предприниматели, купившие в нашем магазине несколько МФУ Samsung. Через некоторое время покупатели обратились к нам с претензией на то, что товар некачественный и они хотят его вернуть. Наши действия следующие:

В разделе «Продажи» переходим к подразделу «Возвраты от покупателей» и создаем новый документ.

В открывшемся окне указываем Контрагента, который покупал у нас товар, указываем дату продажи (если такая строка не появится, нажать на пункт «Создать собственное поле»).

Далее нажимаем на ссылку «Заполнить товары по реализации» и выбираем, что было продано и отгружено клиенту на эту дату. В нашем случае, в указанный день были проданы только МФУ, которые и появились автоматически в списке внизу окна.

Следующим шагом мы указали количество единиц возврата и написали «Примечание», чтобы в дальнейшем можно было понять и проанализировать, по какой причине товар вернули и сколько таких штук в партии.

После всех этих действий, нажимаем на кнопку «Сохранить» и переходим к процедуре возврата денег покупателю. Для этого, в окне «Возврат от покупателя» в выпадающем списке «Создать документ», выбираем пункт «Оформить оплату безналичными» (помним, что у нас покупало не частное лицо, а юридическое).

Автоматически открывается «Платежное поручение» (в случае оплаты возврата наличными — «Расходный кассовый ордер») в котором нужно внести (информацию что-то заполняется автоматически, а что-то требует ручного ввода).

Дальше нажимаем кнопку «Сохранить» и программа возвращает нас в исходное окно оформления возврата. При этом есть возможность посмотреть историю операций, нажав на вкладку «Связанные документы». Все документы по конкретному покупателю идут в единой связке.

Таким образом, подводя итоги своей работы за месяц, мы увидим, что происходило с товаром и по какой причине он был возвращен покупателем. Отчет формируется в категории «Отчеты» и подкатегории «Движение товара».

Выставляем временной фильтр (например, месяц), определяем организации, с которыми работаем, группу или группы товаров и сам товар со всеми его модификациями.

Как только мы все определили — нажимаем кнопку «Сформировать отчет» и можем увидеть, что происходило с нашим товаром на протяжении выбранного срока. Документ также можно вывести на печать.

Далее товар возвращается поставщикам и с них взимаются деньги. И все это можно сделать в онлайн-системе Бизнес.ру, а потом увидеть все движения в отчетных документах.

Возврат товара — это естественный процесс в работе любого магазина, но только тщательно отслеживая движение товарных единиц и анализируя причины популярности или наоборот отторжения, можно сделать свой бизнес максимально эффективным.

Зарубежный опыт. Чтобы своевременно реагировать, канадские предприниматели стараются отслеживать еще больше действий и изменений. Например, многие формируют так называемый Отчет о первоначальном времени отклика.

Этот отчет даст верное представление о том, сколько времени требуется продавцам на формирование адекватного и полного ответа клиенту после первого контакта с ним. Чаще всего данные собираются на промоакциях или пробных продажах. Чем меньше времени проходит между контактом и ответом, тем выше вероятность совершения клиентом повторной покупки или покупки на большую сумму.

По большей части такие отчеты — контроль за персоналом и эффективностью работы, что также влияет на конечный результат. В условиях современной торговли этот отчет в большей степени актуален для интернет-магазинов. Торговля онлайн в розницу разными мелочами — довольно распространенный вид предпринимательства сегодня.

Практически во всех интернет-магазинах есть обратная форма связи, воспользовавшись которой, клиент может задать интересующие вопросы. Его желание совершить покупку во многом зависит от того, насколько оперативно он получит ответ. Если ответа пришлось ждать неделю, скорее всего, клиент уже нашел аналогичный товар в другом магазине.

2. Отчет о рентабельности товаров

Согласно анализу многих бизнесов, предприниматели в потоке ежедневных забот зачастую поверхностно судят о том, какая прибыльность того или иного товара в его магазине. Как показывает статистика, это приводит к существенным потерям. Исправить положение может отчет о рентабельности. Покажем на примере, какую пользу принесет этот документ.

Итак, предположим, что у нас есть небольшой магазин, и мы хотим понять, какие товары продаются хорошо, а движения по каким нет, или неактивное. В разделе «Отчеты» и подразделе «Продажи» определяем параметры поиска и формируем отчет.

В итоге мы получим документ, в котором отражены: товары и их модификации, количество проданных товаров, себестоимость (единицы и суммарную), выручку (цена за единицу проданного товара, общая сумма продаж по товару, сумма скидки, если она была), торговая наценка и пункт, который в данном случае интересует нас больше всех остальных — рентабельность (отношение торговой наценки к выручке).

Просмотрев цифры, мы увидели товар, который имеет самую низкую рентабельность, и это означает, что мы где-то что-то не учли и должны проработать этот момент. В дальнейшем данный отчет мы можем выгрузить в файл Excel или PDF, а также распечатать прямо из активного окна Бизнес.ру.

Эти отчеты дают нам возможность увидеть те нюансы, которые мы могли упустить при изначальных подсчетах, и скорректировать работу — пересмотреть себестоимость, скорректировать цену, скидку и тп. и составить заказ поставщику на основании текущих продаж.

Зарубежный опыт. Те же канадцы делают отчеты о покупках выгодных клиентов.

Хотите знать, что покупают выгодные клиенты? Заведите привычку составлять подробный отчет на эту тему. Для чего это нужно? Если вы стремитесь повысить прибыльность магазина, стоит определить выгодные ориентиры. Они помогут выделить целевые продукты и услуги для выгодных клиентов. Направленные улучшения обязательно дадут результат, увеличив количество постоянных клиентов.

Как это работает? Представьте, что ваш магазин предлагает широкий выбор мясопродуктов. Дешевые колбасы продаются неплохо, но в ассортименте есть дорогие сорта. Их охотно берут люди со средним достатком, которые также покупают замаринованное мясо. Увеличив разнообразие этих категорий продуктов, регулярно проводя акции и предлагая выгодные дополнения к покупкам, вы стимулируете приток клиентов, которым нужны товары средней ценовой категории. При этом, состав ценителей дешевых колбас остается прежним.

3. Отчет о выгодных клиентах и их покупках

Данный вид отчетов, как показывает анализ, не слишком популярен у предпринимателей. Однако, на такую отчетность все же стоит обратить самое пристальное внимание, так как именно эти данные помогут сформировать круг клиентов и определить высоту планки качества и ассортимент продукции. На практике это работает следующим образом.

Читайте так же:  Коммунальные льготы педагогам дополнительного образования

В разделе «Отчеты» нас будет интересовать вкладка «Отчет по прибыли».

Фильтруем нужную информацию (время отчета, организация/ии, контрагент/ы и выбираем по необходимости дополнительные параметры: без группировки, по документам или товарам/услугам). Если выставить группировку по документам, то сможем увидеть все документы по каждому контрагенту с детализированными данными.

Если же сгруппировать информацию по товарам и услугам, то по каждому контрагенту мы можем увидеть информацию по проданному товару — его количество, себестоимость, полученную прибыль и рентабельность. В нашем случае мы выбрали одну разновидность продукции, но в реальной ситуации таких позиций может быть много — в зависимости от потребностей предпринимателя.

Как только отчеты созданы, мы анализируем насколько наши товары хорошо продаются и что наиболее популярно.

Следующий шаг — поощрение покупателей. Оно выражается в различных дисконтах, сертификатах, анкетировании, лотереях и розыгрышах. Предприниматель может это все детально отразить в онлайн-системе Бизнес.ру, а в дальнейшем выделить потенциально выгодных клиентов и создать базу целевых товаров. Эти улучшения обязательно дадут результат, ко всему увеличив количество потенциальных клиентов.

Зарубежный опыт. Также заграничные предприниматели ведут отчет удовлетворенности клиентов.

Он дает полное представление о том, какие товары дают наиболее высокий и наиболее низкий уровень удовлетворенности покупателей. По сути, это прямое отражение потребностей клиентов.

В оценке «нужности» не стоит полагаться только на собственное мнение: то что нравится лично вам, может не вызвать восторга у потребителей и наоборот, то что кажется ненужной безделушкой, привлекает клиентов, даже если вы не тратитесь на продвижение этого товара.

Основной задачей, которую выполняют такие товары, считается повышение лояльности клиентов. Этот критерий — основа прибыльности бизнеса. Поэтому, даже при очевидной несуразности интереса, владелец должен продолжать предлагать эту продукцию.

Представим себе, что в ассортименте цветочного магазина помимо основных товаров — срезанных букетных цветов, представлены комнатные растения в горшках. По мнению продавца, живые цветы — товар второстепенный, который также выполняет декоративную функцию — украшает помещение.

Но клиенты все чаще и охотнее интересуются именно такими цветами, а на срезанные букеты спрос возрастает только в канун популярных праздников. Учитывая годовую динамику спроса на товары и, правильно отразив ее в отчетах, можно аргументированно расширить ассортимент товаров и привлечь большее число покупателей.

4. Отчет об обращениях

Обращение — крайне полезный инструмент, который позволяет фиксировать пожелания, жалобы и предложения, чтобы своевременно исправлять ошибки и оперативно решать возникающие проблемы, поддерживая сервис на высоком уровне.

Ко всему, данную информацию можно использовать для, так называемых «холодных» звонков, чтобы потенциальные клиенты в дальнейшем стали реальными. В любом случае, это та информация, которая позволяет держать связь с клиентами.

Работа с обращениями клиентов ведется через меню «CRM» и далее «Обращения».

Как только открывается рабочее окно, с левой стороны появляется обширный фильтр статусов, где можно сделать настройки. Также, в данном окне присутствует «Поиск по всем полям».

Информация вносится в карточку клиента и в дальнейшем прорабатываются менеджером. Также, от того, с какой оперативностью предприниматель реагирует на запрос, количество потенциальных покупателей или растет, или же уменьшается, так и не дождавшись ответа.

Резюме

Как показывает практика, такие несложные, но важные действия с отчетными документами дают шанс превратить бизнес из простого в эффективный и прибыльный.

Умная онлайн-система Бизнес.ру поможет вам составлять отчеты в самых разных вариациях, тем самым, поддерживая на должном уровне качество сервиса и товаров.

Шесть обязательных отчетов для руководителя торговой сети

Руководитель торговой сети в первую очередь должен следить за выполнением целей, поставленных перед ним акционерами. Для получения всей необходимой информации нужны пакеты сбалансированных отчетов. Также следует наладить стабильную работу по сбору и обработке данных, входящих в них. Рассмотрим подробнее, как подготовить основные отчеты для руководителя.

Для принятия верных управленческих решений отчеты для руководителя должны включать в себя следующую информацию:

  • достаточность денежных средств для достижения целей компании;
  • обеспеченность необходимыми товарными запасами;
  • эффективность деятельности бизнес-единиц (объектов управления);
  • выполнение бюджетов компании;
  • маркетинговая активность и эффективность маркетинга;
  • ключевые проекты (спецпроекты) компании.

Отчеты о работе департаментов компании, а также отчет по развитию (актуален на стадии становления и роста организации). Этот пакет отчетов представляет собой обзор деятельности компании в виде информации, позволяющей руководителю проанализировать как эффективность ранее принятых решений, так и риски недостижения целей акционеров.

Поскольку в конечном итоге любой целевой показатель компании можно выразить через деньги, очень важно, чтобы все отчеты находились в ведении финансового департамента компании и финансового директора лично или по крайней мере проверялись бы финансистами до момента подачи отчетов руководителю.

Отчеты должны быть своевременными, точными, понятными, учитывать цели управления. В общем и целом информация для руководителя торговой сети должна содержать шесть обязательных отчетов.

Скачайте и возьмите в работу:

Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор группы компаний FILANCO

Для руководителя торговой сети основными отчетами являются отчеты в разрезе магазинов, торговых офисов. Важно правильно распределить отчеты на группы по срокам представления, чтобы оптимизировать затраты времени как на их составление, так и на анализ.

Отчет о движении денежных средств

Прогноз движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов предназначен для оценки достаточности средств для выполнения целей компании в краткосрочной перспективе. Он дает информацию о том, где по времени ожидать или не ожидать провалов по cash, соответственно, надо или не надо привлекать дополнительное финансирование.

В пакет входят: отчет о продажах (ежедневно), отчет о сборе дебиторской задолженности (для дистрибуторских компаний), отчет о поступлении денежных средств, а также отчет о закупках, в том числе расходах.

Периодичность: не реже двух раз в неделю.

Форма представления: план/факт/прогноз по выделенным показателям (подробнее см. рисунок 1).

Марина Лазарева, директор по экономике ГК «Ландгут»

Если на неделе у компании два платежных дня, то тогда подготовка прогноза движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов два раза в неделю вполне оправданна.

Если установленных платежных дней нет и управление денежными средствами осуществляется каждый день, тогда целесообразнее вести такой отчет в формате «факт-план» (за предыдущий день вносится фактическое исполнение бюджета движения денежных средств, а в остальных ячейках остаются плановые показатели) ежедневно или отчет готовить два раза в неделю, а ежедневно вести платежный календарь. Платежный календарь должен содержать не только поступления и выбытия по конкретным контрагентам, но и сумму долга с датами его погашения, и условия погашения этого долга (как со стороны дебиторов, так и со стороны кредиторов), тогда это дает возможность финансовому директору (или казначею) в полной мере видеть картину состояния денежных средств в компании. Что касается формата отчета, лучше добавить остаток средств на начало периода самой первой строкой (в принципе, это не обязательно — делайте так, как вам удобнее). Но знаю по своей практике, может быть, это и незначительные величины, но такой вариант формата отчета повышает точность подачи информации.

Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор Группы компаний FILANCO

Отчет о движении денежных средств, а также отчеты о товарных остатках (оба в разрезе магазинов и складов) надо представлять ежедневно. Они должны быть простыми и информативными. Целесообразно делать еженедельные отчеты ДДС в сравнении с аналогичным периодом прошлого года, поскольку в розничной торговле велико влияние сезонности.

Сергей Кузьмин, экс-финансовый директор ООО «Старик Хоттабыч», финансовый директор ЗАО «Энергосистемы и технологии»

Для руководителя торговой сети «Старик Хоттабыч», в которой я ранее работал, отчет о движении денежных средств не представлял большого интереса. Обычно cash management в этой компании являлся задачей финансового директора и при отсутствии серьезных проблем с оборотным капиталом и существенных отклонений от бюджета отчет о движении денежных средств достаточно было представлять генеральному директору один раз в месяц.

Отчеты для оценки эффективности предприятия

Этот пакет отчетов позволяет руководителю предприятия увидеть в разрезе эффективность деятельности филиалов/магазинов/клиентов как бизнес-единиц и понять, что имеет смысл добавить, например в товарный портфель клиента/магазина или на каком товаре (товарной группе) сфокусировать внимание, чтобы повысить его эффективность.

В этот пакет входят: отчет о рентабельности контрактов; анализ прибыльности магазинов/филиалов; ABC/XYZ-анализ магазинов/филилов; ABC/XYZ-анализ товарных групп, а также рейтинг контрактов по выручке и валовому доходу. Читайте также, как сделать авс анализ.

Форму представления можно посмотреть в таблице 1 и таблице 2.

Примером практической реализации ABC-анализа товарных групп служит отчет о товарных запасах.

Этот отчет необходим для актуализации товарного портфеля торгового предприятия, вывода из него или минимизации товарных запасов по группам С и D в соответствии с ABCD-анализом товарных запасов, принятия решений о том, какой товар нужен или не нужен, а также исходя из динамики продаж, величины и доли валового дохода, приносимого в компанию.

Читайте так же:  Вторичное заключение брака

Таким образом производится анализ ассортимента продукции предприятия, оценивается эффективность и оборачиваемость товарно-материальных ценностей.

Периодичность: отчет о товарных запасах представляется ежемесячно.

Форма представления: рейтинговая таблица товарной номенклатуры, распределенной по категориям A, B, C и D. Подробнее форму представления вы можете изучить на рисунке 2.

Сергей Кузьмин, экс-финансовый директор ООО «Старик Хоттабыч», финансовый директор ЗАО «Энергосистемы и технологии»

В ООО «Старик Хоттабыч» одним из самых востребованных отчетов являлся отчет по марже и валовой прибыли в разрезе товарных направлений. Он формировался еженедельно и был ценен тем, что позволял видеть в динамике валовую прибыль и маржу каждого товарного направления предприятия в сравнении с бюджетом и прошлым годом. Считаю, что для торговой компании управление маржой/валовой прибылью через такой отчет — задача первостепенной важности, так как уровень маржинальности оказывает существенное влияние на величину операционного рычага и, как следствие, на рентабельность компании по чистой прибыли.

Отчет, который я также добавил бы в список обязательных, это отчет о продажах в натуральных показателях (штуки/упаковки/тонны/кубометры и пр.). Данный отчет дает руководителю торгового предприятия ясную картину динамики продаж и позволяет сравнивать разные периоды, исключая влияние ценовой политики. На мой взгляд, анализа продаж только в денежном выражении недостаточно.

Отчет о выполнении бюджета, прогноз

Этот отчет призван выявлять отклонения в сравнении с бюджетом/оперативным планом предприятия. С его помощью можно определить отклонения и далее выявить их причины. Затем по тенденциям строится дальнейший прогноз.

При этом важно детализировать статьи PL (отчет о прибыли и убытках) до значений драйверов (натуральных показателей), тогда вам сразу будут понятны настоящие причины отклонений.

Например, допустим, что по статье электроэнергия по итогам месяца у одного из магазинов торговой сети возникла экономия в 5000 рублей. Важно правильно понимать причины выявленной экономии: это может быть действительно экономия от использования энергосберегающих устройств, а может быть, магазин просто несколько дней не работал по причине отсутствия в нем электричества.

Прогноз выполнения бюджета необходим для контроля за достижением показателей бюджета в будущих периодах.

Форма представления: по статьям бюджета с аналитикой и комментариями по каждой статье (подробнее см. рисунок 3).

Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор группы компаний FILANCO

Для облегчения чтения отчетов финансовому директору лучше всего представлять их группами в соответствии с ABC/XYZ-анализом магазинов. Также рекомендую выделить показатели, отклоняющиеся от запланированных более чем на 20 процентов. По моему опыту, такое отклонение уже критично.

Сводные PL (отчеты о прибылях и убытках) составляются ежемесячно по всей торговой компании или по группе компаний. Эти отчеты учитывают затраты всех подразделений с детализацией.

Юлия Мурина, финансовый директор ООО «АБК»

Для руководителя торговой компании, несомненно, все отчеты необходимы, так как они отражают различные стороны деятельности предприятия и позволяют получить полную картину происходящих в торговых точках процессов.

Как финансисту, мне, конечно, ближе ДДС и бюджет. В нашей торговой сети происходит ежедневное отслеживание расходования денежных средств по статьям бюджета, а итоговые ежемесячные отчеты попадают на стол генеральному директору.

Отчеты по маркетинговым активностям (FlowChart)

Состоит из отчета-карты (календаря) маркетинговых активностей и отчета об эффективности проведенных акций. Этот пакет отчетов дает понимание о том, сколько дополнительной выручки и валового дохода принесла конкретная акция.

Статус-отчет по спецпроектам

Необходим для понимания руководителем текущего состояния наиболее важных проектов, а также проектов, в которых подразумевается непосредственное участие самого руководителя. Это могут быть как краткосрочные, так и долгосрочные проекты, разбитые на промежуточные этапы.

Форма представления: отчет построен в виде списка проектов с разбивкой на этапы и привязкой к периодам реализации этапа. Напротив каждого из отчетов делаются маркер-отметки: зеленый, желтый, красный. Соответственно, на желтые и красные проекты руководитель должен обращать самое пристальное внимание, а зеленые носят информативный характер (подробнее см. рисунок 4).

Важна определенная сбалансированность отчетов, поскольку управление компанией — это уравнение с большим количеством переменных, но не с бесконечным. При этом каждый руководитель сам для себя определяет уровень сбалансированности пакета управленческих отчетов, форм их представления, периодичности исходя из целей и задач, стоящих перед ним.

В этой статье перечислен минимальный набор отчетов для руководителя торгового предприятия. А вот еще несколько — они носят уточняющий характер либо представляются по требованию руководителя.

Отчеты о работе департаментов компании. В целом эти отчеты дают руководителю более подробную информацию о работе каждого из департаментов. В состав могут входить такие отчеты, как:

  • отчет о выполнении KPI;
  • отчет об укомплектованности штата компании для HR;
  • отчет по СВК (системе внутренних контролей) для руководителя СВК;
  • отчет об эффективности закупочной деятельности торговой сети для службы закупок и т. д.

Отчет по развитию. Этот отчет имеет огромное значение, когда торговая сеть активно развивается, открывает новые торговые точки, реализует программу региональной экспансии. В этом же случае рекомендую вам обратить внимание на отчет об освоении CapEx.

Другие информационные отчеты. Как видно из названия, эти отчеты носят исключительно информативный характер: это может быть заключение контрольно-ревизионного отдела об учете и отчетности в торговой сети, анализ долей рынка, отчет о годовом аудите и др.

И, конечно, одним из важнейших остается годовой отчет для акционеров. Подать его можно по-разному. Как именно — это тема для отдельной статьи.

Юлия Мурина, финансовый директор ООО «АБК»

В нашей торговой сети существует практика еженедельного анализа динамики показателей, значимых для деятельности бизнеса компании. Наиболее важными для нас являются данные по товарообороту, наполненности штата, производительности труда.

Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор группы компаний FILANCO

Конечно, каждая торговая сеть с учетом специфики имеет еще и свои дополнительные отчеты. Например, при наличии на предприятии заемных средств (кредитов обычных, кредитов под инкассацию) составляются отчеты, учитывающие динамику погашения и возникновения задолженности. Если кредитование производится под залог остатков в обороте, то необходимо отслеживать динамику остатков заложенного товара в стоимостном выражении.

Для принятия решений по прочим проблемам, таким как определение режима работы магазина, наполнение персоналом, для руководителя составляются более узкие отчеты, направленные на решение конкретной проблемы. Например, отчет распределения выручки в зависимости от времени суток и дня недели, отчет об уровне заработных плат персонала и сравнения его с рыночными показателями и т. п.

Наталья Эйдинова, финансовый директор ЗАО «Центр семейной медицины»

Ранее я была финансовым директором сети оптовых продаж и могу поделиться опытом работы с отчетностью. Все управленческие отчеты директора сети делились по срокам предоставления.

1. Ежедневная отчетность — это отчет по реализации и оплате товаров. Поскольку вся товарная номенклатура предварительно была разделена на товарные группы (с разделением на подгруппы), то и отчет формировался в разрезах подгрупп. В блоке отчета по реализации в дальнейшем автоматически считалась валовая прибыль реализованной продукции для контроля маржинального дохода. На основании этого отчета регулировались внедренные рекламные акции, согласно которым на товар предоставлялась прямая или косвенная скидка.

Отчет представляется до 11.00 аналитиком по электронной почте.

2. Еженедельная отчетность — это отчет по дебиторской и кредиторской задолженностям. Представляется по вторникам, в 10.00 по электронной почте. По сути, он консолидирует ежедневные отчеты по отгрузкам, но уже в разрезе дебиторов. В отчете имеются дополнительные графы о просроченной задолженности (до пяти рабочих дней). Плюс еженедельно представлялся отчет план-факт по маржинальной прибыли в разрезе товарных групп.

3. Ежемесячная отчетность:

  • отчет о товарных остатках в разрезе товарных групп и сроков хранения. Сроки хранения определены как нормальные для данного вида бизнеса, сроки хранения с увеличением на 20 процентов и товар с «просроченными сроками» хранения. На основании отчета принимаются решения о закупке и рекламных акциях на следующий период;
  • отчет об эффективности рекламных акций — что вводили, что планировали, что получили и почему;
  • отчет о доходности продаж за месяц;
  • отчет о сборе дебиторской задолженности.

По ссылке в конце статьи можно скачать формы отчетов (с возможностью самостоятельного заполнения) и подробную карту управления отчетами.

Похожие статьи:

  • Требования к сервисным организациям Аудитирование сервисных организаций Хотя ИСО 9001 предназначен для применения ко всем видам организаций, независимо от их типа, размера или предоставляемой продукции, существует ряд характеристик сервисных организаций, которые требуют особого внимания в ходе аудита, […]
  • Quizgroup минимальные требования Партнерка для ютуба — QuizGroup Партнерка для ютуба QuizGroup Если Вы задаете себе вопросы: «что такое партнерка для ютуба?», «как подключить партнерку на youtube?», «партнерка youtube сколько платят?», «какую партнерку на youtube выбрать?» и «какая лучшая партнерка […]
  • Адвокат новицкий александр николаевич белгород Адвокат новицкий александр николаевич белгород 26 мая 2017 г. в ресторане «Мезонин» состоялось торжественное мероприятие, посвященное профессиональному празднику - Дню Российской Адвокатуры и 15-летию Федерального Закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в […]
  • Льготы учителей в новосибирске Власти Новосибирска компенсируют ипотеку учителям Объемы выплат бюджетникам сферы образования увеличат до 70 млн. рублей и продлят до 2018 года. Эти деньги заложены в целевой программе по улучшению жилищных условий. Кроме стандартной компенсации ипотечных взносов для […]
  • Льготы за оплату кап Ремонта Льготы на капитальный ремонт Содержание статьи: Последние новости по льготам на капитальный ремонт Предлагается освободить от уплаты пенсионеров, имеющих на иждивении несовершеннолетних детей или инвалидов. Внимание, акция! Получите бесплатную консультацию юриста по […]
  • Исковое заявление в суд о лишении отцовства образец Исковое заявление о лишении родительских прав Судебный процесс, посвященный лишению отца или матери родительских прав – едва ли не один из самых сложных. Конечно, не столько в процессуальном, сколько в моральном плане, ведь перед судом стоит важная задача – защитить […]